更换IRS代表:表格 2848、表格 8821 以及清晰的案件交接

更换处理IRS事务的人员,既是一项案件管理工作,也是一项授权工作。新的代表需要掌握完整的记录,并清楚了解截止日期、已提交的材料以及尚未解决的问题。仅有一份新的授权并不能转移所有这些信息。

区分代理权与信息查阅权

表格 2848 授权符合资格的个人在所指明的事项和期间内代表纳税人。表格 8821 授权查阅指定的税务信息;它并不赋予同等的为纳税人辩护或代理的权限。应根据拟承担的角色来选择表格,而不是仅仅因为哪份表格更容易填写。

IRS的相关资料和填表说明还涉及新授权的效力、既有授权的保留以及撤销或退出代理。在假定所有人都会继续收到通知之前,请先查阅现有授权和拟议授权所对应的说明。税务申报表编制人此前拥有的查阅权限,并不能证明新律师具备必要的权限。

项目	新代表需要的内容
通知	完整副本、随附文件、收到日期及所载明的截止日期
申报表和账户记录	已提交的版本、修正申报、确认回执及相关的税务记录摘要(transcripts)
已提交的材料	所发送的确切回复、附件及送达证明
授权文件	现有表格、所涵盖的事项/期间以及拟作的变更
未完成事项	尚未处理的要求、已承诺提供的记录及负责人

应将已提交的文件与草稿区分开来。邮件往来中拟定的回复看似已经完成,但可能从未送达IRS。新的代表需要知道实际发送的是哪个版本,以及有哪些证据可以证明IRS已收到。

制作一份截止日期清单,列明来源通知、日期、需采取的行动以及负责人。确认在交接期间由谁负责监控往来函件。不要假定提交新的授权委托书就会延长答复期限或法院期限,也不要假定处理上的延误会使责任转移给IRS。

请前任代表提供带有索引的案卷以及关于尚未解决事项的事实性摘要。避免依赖口头上说案件“快要结束了”。要找出任何缺失的文件并及时索取,同时保留原始的往来函件记录。

委托关系和授权应与新代表将处理的事项相匹配。税务稽查、催收案件、上诉部门(Appeals)异议书以及法院程序所需的工作和权限可能各不相同。应当确认相关的税种、年度和工作任务,而不是仅凭一次一般性咨询就假定存在无限期的委托关系。

代理并不会使每一份既有记录或与税务申报表编制人之间的每一次沟通都自动获得全面的保密保护。请结合实际情况与律师讨论特权(privilege)问题。不要改变普通会计记录的性质,也不要假定把律师加入邮件往来就会改变先前材料的地位。

保留已签署的表格和提交证明。核查今后的函件将如何转送,并保存继续寄到旧地址或通过前任代表收到的通知。如果授权被拒绝或不完整,应解决具体问题并记录所作的更正。

一份有用的完成情况核对清单会这样提问:新的代表是否掌握了已提交的记录、了解各项截止日期、知晓尚未处理的要求,并拥有预期的授权?只要其中任何一项存在不确定,即使表格已经签署,交接工作仍需继续完善。

请参阅我们的IRS稽查代理页面,了解涉及税务稽查的事项。请携带当前的通知和现有授权前来咨询,以便准确确定交接的范围。