Die Prüfung der US-Bundeseinkommensteuer verstehen

Was eine Prüfung der Bundeseinkommensteuer tatsächlich bedeutet

Bei einer Prüfung der Bundeseinkommensteuer prüft die US-Steuerbehörde IRS Ihre Steuererklärung darauf, ob Einkommen, Abzüge und Steuergutschriften nach dem Steuerrecht richtig angegeben wurden. Das sollten Sie wissen:

• Zweck: Die IRS prüft Erklärungen auf Richtigkeit und Einhaltung des Steuerrechts.
• Eine CP 2000-Mitteilung schlägt nach einem Datenabgleich im automatisierten Verfahren für zu niedrig erklärte Einkünfte eine Anpassung vor; sie ist keine förmliche IRS-Steuerprüfung. Beachten Sie die Anweisungen und Antwortfrist der tatsächlich erhaltenen Mitteilung.
• Keine Beschuldigung: Die Auswahl zur Prüfung bedeutet nicht automatisch, dass Sie etwas falsch gemacht haben.
• Drei Arten: Prüfungen können schriftlich per Post, in einer IRS-Dienststelle oder bei Ihnen zu Hause beziehungsweise im Betrieb als Außenprüfung stattfinden.
• Ihre Rechte: Sie können selbst handeln oder eine befugte Vertretung beauftragen, professionelle Behandlung erwarten und nach den geltenden Verfahren verfügbare behördliche oder gerichtliche Überprüfungen beantragen.

Prüfen Sie die Mitteilung, strittige Punkte, Belege und die für den Einzelfall geltenden Verfahren. Gehen Sie weder von einer bestimmten Auswahlwahrscheinlichkeit noch von einem bestimmten finanziellen Ergebnis oder Abschlusszeitpunkt aus.

Nach Angaben der IRS beginnt eine Prüfung per Post mit Kontaktdaten und Anweisungen. Spätere Telefonkontakte können rechtmäßig sein. Überprüfen Sie unerwartete Kontakte über offizielle IRS-Kanäle, statt jeden prüfungsbezogenen Anruf für Betrug zu halten.

Dieser Leitfaden erläutert Prüfungen der Bundeseinkommensteuer und ihre Vorbereitung. Eine steuerliche Anfrage eines US-Bundesstaats folgt den gesonderten Verfahren seiner Behörde. Stimmen Sie den vorgesehenen Vertretungsumfang auf die Steuerjahre, Themen und Fristen der Mitteilung ab.

Einfacher Leitfaden zur Prüfung der Bundeseinkommensteuer:

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Warum geprüft wird: Wie die IRS Steuererklärungen auswählt

Die IRS nutzt computergestützte Auswahl, zusammenhängende Prüfungen und statistische Zufallsuntersuchungen im Nationalen Forschungsprogramm.

Die computergestützte Auswahl kann eine Erklärung mit statistischen Mustern ähnlicher Erklärungen vergleichen. Eine Bewertung kann weitere Prüfungsschritte auslösen; eine Abweichung vom statistischen Muster beweist für sich genommen weder einen Fehler noch eine Steuerschuld.

Eine CP 2000-Mitteilung schlägt nach einem Datenabgleich im automatisierten Verfahren für zu niedrig erklärte Einkünfte eine Anpassung vor; sie ist keine förmliche IRS-Steuerprüfung. Beachten Sie die Anweisungen und Antwortfrist der tatsächlich erhaltenen Mitteilung.

Zusammenhängende Prüfungen können dazu führen, dass die IRS Erklärungen zu Geschäften mit einem bereits ausgewählten Geschäftspartner oder Investor untersucht. Eine solche Prüfung bedeutet nicht, dass alle verbundenen Erklärungen falsch sind.

Auch das Nationale Forschungsprogramm (NRP) nutzt die Zufallsauswahl. Diese gründlichen Prüfungen dienen der IRS zur Erhebung von Daten über die Entwicklung der Steuerehrlichkeit und haben keinen persönlichen Anlass.

Informationen aus anderen Ermittlungen oder von Dritten können ebenfalls Fragen aufwerfen. Leiten Sie aus einer allgemeinen Liste möglicher Probleme weder eine bestimmte Auswahlquote noch den Grund Ihrer eigenen Prüfung ab.

Häufige prüfungsrelevante Auffälligkeiten vermeiden

Die Möglichkeit einer Prüfung lässt sich nicht ausschließen. Richtige Angaben und ausreichende Unterlagen helfen, die Erklärung zu erläutern, unabhängig davon, ob die IRS sie auswählt.

Gleichen Sie die Erklärung mit den zu ihrer Erstellung verwendeten Unterlagen ab. Prüfen Sie, ob Einkommen, Abzüge, Steuergutschriften und Identifikationsdaten mit den zugrunde liegenden Dokumenten übereinstimmen.

Spendenabzüge müssen belegt werden. Bewahren Sie vorgeschriebene Quittungen und Bestätigungen auf. Ein beantragter Abzug von mehr als 5.000 $ für einen gespendeten Vermögensgegenstand oder eine Gruppe ähnlicher Gegenstände erfordert grundsätzlich ein qualifiziertes Wertgutachten und die einschlägigen Angaben auf Formular 8283. Ausnahmen gelten etwa für bestimmte börsengehandelte Wertpapiere. Prüfen Sie die Regeln für den jeweiligen Gegenstand und Abzug.

Wiederholte Verluste in Schedule C können eine sorgfältige Prüfung erfordern, ob die Tätigkeit mit Gewinnerzielungsabsicht ausgeübt wird. Die IRS berücksichtigt Tatsachen und Umstände; ein Verlust allein macht die Tätigkeit nicht zum Hobby. Unterstellen Sie nicht, dass private Tätigkeiten als betriebliche Verluste behandelt werden dürfen. Weitere Informationen: Leistungen bei betrieblichen Steuerprüfungen.

Eine CP 2000-Mitteilung schlägt nach einem Datenabgleich im automatisierten Verfahren für zu niedrig erklärte Einkünfte eine Anpassung vor; sie ist keine förmliche IRS-Steuerprüfung. Beachten Sie die Anweisungen und Antwortfrist der tatsächlich erhaltenen Mitteilung.

Prüfen Sie die Voraussetzungen jeder beanspruchten Gutschrift und jedes Abzugs und bewahren Sie Belege zu den maßgeblichen Tatsachen auf. Eine Fachperson kann eine strittige Voraussetzung erklären; eine Qualifikation garantiert jedoch nicht, dass die IRS eine Position anerkennt.

Weitere Hintergründe finden Sie unter wie weit die IRS zurückgehen kann. Prüfen Sie dabei die Regeln für Ihre eigene Erklärung.

Bewahren Sie die Mitteilung auf und notieren Sie die Antwortfrist. Stellen Sie vor der Antwort fest, welche Dokumente die konkreten Fragen beantworten.

Der Prüfungsablauf: Arten, Zeitrahmen und Vorbereitung

Nach Angaben der IRS trifft die erste Mitteilung über eine Prüfung der Bundeseinkommensteuer per Post ein. Spätere Anrufe oder Besprechungen können Teil der Prüfung sein. Überprüfen Sie Mitteilung und Kontaktdaten, ohne während der Echtheitsprüfung eine tatsächliche Frist zu versäumen.

Das erste Schreiben nennt das Steuerjahr, die fraglichen Positionen, erforderliche Dokumente, die Antwortfrist und die Kontaktdaten der prüfenden Person.

Wie lange dauert das? Das hängt von den Themen, verfügbaren Unterlagen, der Terminplanung und etwaigen Einwänden gegen vorgeschlagene Feststellungen ab. Für schriftliche Prüfungen, Dienststellenprüfungen oder Außenprüfungen gibt es keine einheitliche Abschlussdauer.

Benötigen Sie mehr Zeit für die Antwort auf eine schriftliche Prüfung, beantragen Sie diese nach den Anweisungen schriftlich. Die IRS gewährt gewöhnlich einmalig 30 Tage zusätzlich, kann dies aber unter Umständen nicht bewilligen. Bei einer persönlichen Prüfung wenden Sie sich an die zuständige prüfende Person. Dadurch verlängert sich nicht die gesetzliche Frist für einen Antrag beim Tax Court nach einer Steuernachforderungsmitteilung.

Weitere Informationen bietet die Erklärung, was eine Steuerprüfung ist (Englisch).

Die drei Arten der Prüfung der Bundeseinkommensteuer

Nicht alle Prüfungen der Bundeseinkommensteuer sind gleich. Wer die jeweilige Art kennt, kann sich besser vorbereiten.

Schriftliche Prüfungen fordern per Post Angaben zu bestimmten Positionen wie Einkommen, Abzügen oder Gutschriften an. Beachten Sie die Vorgaben zur Dokumenteneinreichung. Nicht jede Datenabgleichsmitteilung ist eine förmliche Prüfung, und die Vorlage von Belegen garantiert keinen Abschluss ohne Änderung.

Eine Prüfung in der Dienststelle nutzt ein Gespräch in einem IRS-Büro zur Durchsicht der bezeichneten Unterlagen und Themen. Erfragen Sie, welche Unterlagen benötigt werden und ob eine befugte Vertretung teilnehmen sollte. Der Umfang richtet sich nach dem Fall.

Eine Außenprüfung umfasst ein Gespräch und die Durchsicht von Unterlagen zu Hause, im Betrieb oder im Büro des Buchhalters beziehungsweise der Vertretung. Komplexe Fragen sind möglich, aber Mitteilung und Anforderungen bestimmen die relevanten Unterlagen und Zeiträume. Nicht automatisch werden alle Jahre oder sämtliche finanziellen Verhältnisse untersucht.

Was Sie erwartet und wie Sie sich vorbereiten

Gute Vorbereitung ist für einen reibungslosen Ablauf der Prüfung der Bundeseinkommensteuer wichtig. Sammeln und ordnen Sie nach Eingang des Prüfungsschreibens zunächst alle relevanten Dokumente.

• Sammeln Sie Quittungen zu allen geltend gemachten Abzügen für betriebliche, gemeinnützige und medizinische Ausgaben sowie Kontoauszüge über Einnahmen und Ausgaben.
• Stellen Sie eingelöste Schecks, einschlägige rechtliche Dokumente wie Eigentumsurkunden und Scheidungsurteile sowie Darlehensverträge zusammen.
• Unternehmer benötigen detaillierte Geschäftsunterlagen wie Hauptbücher und Rechnungen. Für unterhaltsberechtigte Personen sind Nachweise ihres Status und Wohnsitzes erforderlich.
• Halten Sie Steuererklärungen früherer Jahre für den Zusammenhang bereit.

Versenden Sie bei postalischer Antwort Kopien der angeforderten Dokumente und behalten Sie die Originale. Befolgen Sie die Anweisungen zur Einsicht oder elektronischen Übermittlung und sichern Sie Zustellnachweise.

Bewahren Sie Unterlagen bis zum Ablauf der maßgeblichen Verjährungsfrist auf. Drei Jahre sind ein häufiger allgemeiner Zeitraum; eine vorzeitig eingereichte Erklärung gilt als am gesetzlichen Fälligkeitstag eingereicht. Bei erheblichen Einkommensauslassungen, fehlenden oder betrügerischen Erklärungen, Unterlagen zur steuerlichen Basis von Vermögen und bestimmten Erstattungsanträgen kann längere oder unbefristete Aufbewahrung erforderlich sein. Entsorgen Sie keine für offene Angelegenheiten benötigten Dokumente.

Antworten Sie fristgerecht, behalten Sie eine vollständige Kopie und fragen Sie bei unklaren Anforderungen nach. Ordnung unterstützt die Sachverhaltsdarstellung, entscheidet aber nicht über die Anerkennung einer steuerlichen Position.

Rechte kennen und mit einer Prüfung der Bundeseinkommensteuer umgehen

Eine Prüfung der Bundeseinkommensteuer kann nervenaufreibend sein. Die Kenntnis Ihrer Rechte als Steuerpflichtiger stärkt jedoch Ihre Handlungsmöglichkeiten.

Ihre Rechte und Pflichten als Steuerpflichtiger

Die Charta der Steuerzahlerrechte umfasst Rechte auf Information, hochwertigen Service, Zahlung nur der richtigen Steuer, Anfechtung der IRS-Position, unabhängige Überprüfung, Beauftragung einer Vertretung, Privatsphäre und Vertraulichkeit sowie ein faires Steuersystem. Diese Rechte werden nach den geltenden Verfahren und Fristen ausgeübt. Eine befugte Vertretung kann erfasste Angelegenheiten bearbeiten; dennoch kann der Steuerpflichtige weiterhin Mitteilungen erhalten oder Informationen liefern müssen.

Einen vollständigen Überblick bietet die IRS-Publikation Ihre Rechte als Steuerpflichtiger. Wenn Sie Vertretung erwägen, lesen Sie weitere Informationen zur Vertretung bei IRS-Prüfungen.

Zu Ihren Pflichten während einer Prüfung der Bundeseinkommensteuer gehören fristgerechte Antworten an die IRS, vollständige und wahrheitsgemäße Unterlagen sowie eine gutgläubige Mitwirkung am Verfahren.

Mögliche Prüfungsergebnisse und nächste Schritte

Eine Prüfung kann drei mögliche Ergebnisse haben.

• Keine Änderung: Die IRS akzeptiert die geprüften Positionen ohne Anpassung.
• Einigung: Sie akzeptieren die vorgeschlagenen Änderungen und unterzeichnen einen Bericht. Falls weitere Steuern geschuldet sind, erläutert die IRS Zahlungsmöglichkeiten wie eine Ratenzahlungsvereinbarung.
• Keine Einigung: Sie akzeptieren die Feststellungen nicht. Damit endet der Weg nicht zwingend; es bestehen Rechtsbehelfsmöglichkeiten.

Einwände gegen eine Prüfung der Bundeseinkommensteuer

Wenn Sie vorgeschlagenen Feststellungen widersprechen, können Sie ein Gespräch mit der vorgesetzten Person des Prüfers beantragen. Wahren Sie während der Gespräche Antwort- und Gerichtsfristen. Ein Gespräch garantiert keine Einigung.

Ein geeigneter Streitfall kann vom unabhängigen IRS-Rechtsbehelfsbüro geprüft werden. Beachten Sie die Mitteilung zur Beantragung der Überprüfung und zur Begründung Ihrer Position. Die Stelle strebt eine Lösung ohne Prozess an, garantiert aber weder die Annahme des Falls noch einen Vergleich.

Ein Antrag gegen eine Steuernachforderungsmitteilung muss grundsätzlich innerhalb von 90 Tagen nach deren Versand gestellt werden, bei Adressierung an eine Person außerhalb der USA innerhalb von 150 Tagen. Gesetzliche Regeln zum letzten Tag und weitere Vorschriften bleiben anwendbar. Beachten Sie die angegebene Frist und holen Sie rasch Rat ein; eine gewöhnliche Prüfungsfristverlängerung verlängert diese Frist nicht.

Prüfen Sie verfügbare behördliche und gerichtliche Verfahren, Kosten und Fristen. Stellen Sie sicher, dass die vorgesehene Vertretung vor der jeweiligen Stelle tätig werden darf. Eine IRS-Berufsberechtigung begründet für sich allein keine Zulassung zum Tax Court. Weitere Informationen: was bei Einwänden gegen eine IRS-Prüfung zu tun ist (Englisch).

Häufige Fragen zur Prüfung der Bundeseinkommensteuer

Wie weit zurück kann die IRS meine Steuererklärungen prüfen?

Die übliche 3-Jahres-Frist begrenzt die Festsetzung zusätzlicher Steuer; sie verspricht nicht, dass eine Prüfung so lange dauert oder innerhalb dieser Frist endet. Sie beginnt grundsätzlich mit der Abgabe, wobei eine vorzeitige Erklärung nach IRC 6501(b) als am vorgeschriebenen Termin eingereicht gilt. Verlängerungen, Hemmungen und Ausnahmen können den Zeitraum verändern.

Es bestehen jedoch wichtige Ausnahmen:

• Eine 6-jährige Festsetzungsfrist gilt grundsätzlich, wenn ausgelassene Bruttoeinkünfte 25% der erklärten Bruttoeinkünfte übersteigen, vorbehaltlich gesetzlicher Regeln und Ausnahmen. Auch andere Vorschriften können die Festsetzungsfrist verlängern.
• Bei einer falschen oder betrügerischen Erklärung mit Steuerhinterziehungsabsicht oder bei Nichtabgabe einer erforderlichen Erklärung erlaubt das Gesetz grundsätzlich jederzeit eine Festsetzung. Ein gewöhnlicher Fehler begründet für sich allein keinen Betrug.

Wir empfehlen, ausführliche Aufzeichnungen auch nach drei Jahren aufzubewahren, insbesondere bei komplexen Transaktionen. Lesen Sie dazu wie weit die IRS zurückgehen kann.

Wie wahrscheinlich ist eine Prüfung?

Prüfungsquoten variieren nach Jahr und Steuerpflichtigengruppe. Eine historische Gesamtquote sagt die Auswahl einer einzelnen Erklärung nicht voraus und schafft keinen sicheren Schwellenwert für einen Abzug oder eine Gutschrift.

Erstellen Sie nach aktuellen Anforderungen eine richtige Erklärung und bewahren Sie Belege auf. Werden Sie ausgewählt, beantworten Sie die tatsächlich gestellten Fragen, statt eine Internetliste für die Erklärung der Auswahl zu halten.

Steuergutschriften, betriebliche Verluste und einzeln aufgeführte Abzüge erfordern Belege. Prüfen Sie Anspruchs- und Nachweisanforderungen der geltend gemachten Positionen, statt einen beantragten Vorteil als Beweis für eine bevorstehende Prüfung anzusehen.

Wenden Sie sich an Segal, Cohen & Landis (SCL), um die Steuerangelegenheit, relevante Mitteilungen und Fristen sowie Antwortmöglichkeiten zu besprechen. Klären Sie die Qualifikation der vorgesehenen Vertretung und den Mandatsumfang.

Sollte ich für eine Prüfung professionelle Hilfe beauftragen?

Das hängt von den Themen, den möglichen Auswirkungen, Dokumenten, Fristen und Ihrer Fähigkeit zur Antwort ab. Sie dürfen gegenüber der IRS selbst handeln.

Bei einer einfachen schriftlichen Prüfung kann ein Steuerpflichtiger möglicherweise selbst mit den angeforderten Unterlagen antworten. Erwägen Sie Beratung, wenn Rechtsfrage, Betrag, Frist oder Anforderung unklar sind.

Dienststellen- und Außenprüfungen können professionelle Unterstützung rechtfertigen, insbesondere bei komplexen rechtlichen oder tatsächlichen Fragen. Rechtsanwälte, US-Wirtschaftsprüfer beziehungsweise Certified Public Accountants (CPA) und bei der IRS registrierte Steuervertreter (Enrolled Agents) haben grundsätzlich unbeschränkte Vertretungsrechte vor der IRS. Prüfen Sie einschlägige Erfahrung, Befugnis, Gebühren und Mandatsumfang, statt Vertretung für zwingend zu halten.

Im Rahmen einer passenden Vollmacht kann eine Vertretung Beweise ordnen, steuerliche Positionen erklären, Anforderungen beantworten und Anpassungs- oder Rechtsbehelfsmöglichkeiten bewerten. Niemand kann eine niedrigere Festsetzung, einen Vergleich oder den vollständigen Verzicht auf Mitwirkung des Steuerpflichtigen versprechen.

Wenden Sie sich an Segal, Cohen & Landis, um die Steuerangelegenheit, relevante Mitteilungen und Fristen sowie Antwortmöglichkeiten zu besprechen. Klären Sie die Qualifikation der vorgesehenen Vertretung und den Mandatsumfang.

Fazit: Einer Prüfung zuversichtlich begegnen

Eine Prüfung der Bundeseinkommensteuer muss kein Albtraum sein. Mit den richtigen Informationen und Unterstützung können Sie das Verfahren zuversichtlich bewältigen.

Wir haben den Prüfungsablauf erläutert: seine Bedeutung, die Auswahl der Erklärungen, die Prüfungsarten sowie Ihre Rechte und Rechtsbehelfsmöglichkeiten.

Ergebnisse hängen von Beweisen und Recht ab. Eine Prüfung kann ohne Änderung, mit Einigung oder ohne Einigung enden. Bei strittigen Feststellungen prüfen Sie das verfügbare Überprüfungsverfahren und seine Frist.

Unterlagen vorbereiten und aufbewahren. Behalten Sie Belege für den auf Erklärung, Transaktion oder Antrag anwendbaren Zeitraum, gegebenenfalls länger. Drei Jahre sind kein allgemeiner Vernichtungstermin.

Ihre Rechte sind wichtig. Ermitteln Sie anwendbare Schutzrechte zu Vertretung, Information, Privatsphäre und Rechtsbehelfen und halten Sie die nötigen Verfahren ein.

Professionelle Beratung kann helfen, wenn Fragen schwierig sind, Unterlagen angefordert werden oder Antwortmöglichkeiten abzuwägen sind. Lassen Sie sich die vorgesehenen Arbeiten und ihre Grenzen erklären; anwaltliche Beteiligung garantiert kein besseres Ergebnis.

Wenden Sie sich an Segal, Cohen & Landis, um die Steuerangelegenheit, relevante Mitteilungen und Fristen sowie Antwortmöglichkeiten zu besprechen. Klären Sie die Qualifikation der vorgesehenen Vertretung und den Mandatsumfang.

Kontaktieren Sie die Kanzlei (Englisch), um ein Prüfungsschreiben, eine vorgeschlagene Anpassung oder eine Rechtsbehelfsfrist zu besprechen. Klären Sie vor dem Vertrauen auf eine Vertretung, ob die Kanzlei das Mandat annehmen kann, wer es bearbeitet und welcher Umfang und welche Gebühren vereinbart sind.