Steuerprüfungen: Verfahren, Fristen und Ihre Rechte

Steuererklärungsprüfungen und Ihre Rechte verstehen

Eine Steuerprüfung untersucht, ob die erklärten Angaben dem Steuerrecht entsprechen. Wenn Sie den Ablauf kennen, können Sie auf eine Prüfung der IRS oder einer einzelstaatlichen Behörde reagieren. Diese Grundlagen sind wichtig:

Grundlagen zu Steuerprüfungen

• Zweck: Die Steuererklärung und zugehörige Belege auf Richtigkeit prüfen.
• Behörde: Die IRS führt Prüfungen auf Bundesebene durch; für einzelstaatliche Erklärungen ist die jeweilige Steuerbehörde des Bundesstaates zuständig.
• Kontakt: Die IRS informiert Sie zunächst per Post über eine Prüfung. Einzelstaatliche Verfahren können abweichen.
• Auswahl: Statistische Auswertung, zufällige Auswahl zu Forschungszwecken oder eine zusammenhängende Prüfung können zu einer Prüfung führen.
• Form: Schriftwechsel, ein Termin in einem IRS-Büro oder eine Außenprüfung an einem geeigneten Ort.
• Frist: Die gewöhnliche bundesrechtliche Steuerfestsetzungsfrist beträgt 3 Jahre; wichtige Ausnahmen werden unten erläutert.
• Ergebnis: Keine Änderung, vereinbarte Änderungen oder strittige Feststellungen; eine Steuernachzahlung oder Erstattung kann folgen.

Die Auswahl beweist kein Fehlverhalten. Bewahren Sie Unterlagen auf, die Ihre Angaben erklären, statt anzunehmen, ein Schreiben belege bereits einen Fehler.

Die Dauer hängt von Komplexität, Unterlagen und offenen Fragen ab. Zinsen und anwendbare Steuerstrafzuschläge können einen offenen Betrag erhöhen; Antwort- und Rechtsbehelfsfristen bleiben wichtig.

Segal, Cohen & Landis (SCL) unterstützt Steuerpflichtige bei der Beantwortung von Prüfungsanfragen und in Streitfällen. Das passende Vorgehen hängt vom Schreiben, den Nachweisen und dem geltenden Recht ab.

Was ist eine Steuerprüfung und warum wurde meine Erklärung ausgewählt?

Eine Prüfung untersucht Einkünfte, Abzüge, Steuergutschriften und weitere erklärte Angaben. Computergestützte Auswertung kann Erklärungen mit statistischen Normen vergleichen; eine Abweichung allein beweist jedoch keinen Fehler.

Die IRS erläutert Auswahl, Verfahren und Rechte in ihren Informationen zu Steuerprüfungen.

Sachverhalte, die Rückfragen auslösen können

• Einkommensabweichungen: Vergleichen Sie die Erklärung mit den Formularen W-2 und 1099. Ein Änderungsvorschlag CP2000 ist eine gesonderte Abgleichanfrage und für sich genommen weder eine Prüfung noch eine Zahlungsaufforderung.
• Komplexe Einkünfte: Anlage-, Geschäfts- oder internationale Transaktionen können weitere Belege erfordern. Die Einkommenshöhe allein belegt keinen Fehler.
• Abzüge: Bewahren Sie Nachweise für Anspruchsvoraussetzungen und Zahlungen auf, auch bei im Verhältnis zum Einkommen hohen Abzügen.
• Betriebliche Verluste: Wiederholte Verluste können Fragen zur Gewinnerzielungsabsicht und zur Zulässigkeit der Abzüge aufwerfen.
• Rechenfehler: Eine Berichtigung wegen eines Rechenfehlers ist nicht zwangsläufig eine Prüfung. Beachten Sie die konkreten Antwort- und Anfechtungsanweisungen im Schreiben.

Wie die Auswahl erfolgt

Die IRS nutzt statistische Auswertung und zufällige Auswahl zu Forschungszwecken, unter anderem im nationalen Forschungsprogramm. Sie kann auch eine Erklärung prüfen, die mit einem anderen geprüften Steuerpflichtigen oder Unternehmen zusammenhängt.

Eine Prüfung bietet Gelegenheit, die Erklärung zu belegen. Die Auswahl allein ist kein Vorwurf der Steuerhinterziehung.

Ein Vertreter kann Belege ordnen, Streitpunkte bestimmen und Optionen erläutern. Ein bestimmtes Ergebnis wird nicht garantiert.

Prüfungen des Bundes und der Bundesstaaten: wichtige Unterschiede

Die IRS wendet Bundessteuerrecht auf Bundessteuererklärungen einschließlich Formular 1040 an. Einzelstaatliche Behörden wenden ihr eigenes Recht an; das kalifornische Franchise Tax Board verwaltet die einzelstaatliche Einkommensteuer natürlicher Personen sowie Franchise- und Einkommensteuern von Kapitalgesellschaften.

Der folgende Vergleich zeigt Unterschiede, die Ihre Antwort beeinflussen können:

Kann die Prüfung einer Behörde eine andere Behörde betreffen?

Bundes- und einzelstaatliche Behörden tauschen Informationen aus. Eine Änderung begründet aber nicht automatisch eine Steuerschuld in beiden Systemen. Bundesrechtliche Änderungen können Meldepflichten in Kalifornien auslösen. Die FTB-Publikation 1008 erläutert die nach Steuerpflichtigem unterschiedlichen Regeln und die allgemeine Frist von 6 Monaten nach einer endgültigen bundesrechtlichen Entscheidung. Nehmen Sie nicht an, dass der behördliche Austausch Ihre eigene Pflicht erfüllt.

Fragen bei einzelstaatlichen Prüfungen

Einzelstaatliches Recht kann eine über die Bundessteuererklärung hinausgehende Prüfung erfordern:

• Ansässigkeit: Die Behörde kann Wohnsitz, Aufenthaltsdauer im Bundesstaat und andere Verbindungen anhand der geltenden Ansässigkeitsregeln untersuchen.
• Tätigkeit in mehreren Bundesstaaten: Büros, Beschäftigte oder Verkäufe können einen steuerlichen Anknüpfungspunkt schaffen; entscheidend sind die Steuerart, gesetzliche Schwellenwerte und geltende Schutzvorschriften.
• Einzelstaatliche Steuergutschriften: Anspruchs- und Nachweisanforderungen können von den bundesrechtlichen Regeln abweichen.

Prüfungsablauf, Fristen und Ergebnisse

Die IRS nimmt zunächst per Post Kontakt auf. Prüfen Sie das Schreiben mithilfe ihrer Hinweise zu Mitteilungen. Die gewöhnliche Festsetzungsfrist beträgt 3 Jahre ab tatsächlicher Einreichung oder ursprünglicher Abgabefrist, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt. Das Weglassen von mehr als 25% der Bruttoeinkünfte kann sie auf 6 Jahre verlängern. Eine betrügerische Erklärung zur Steuerhinterziehung oder eine nicht eingereichte Erklärung kann die Frist unbefristet offenhalten. Weitere Verlängerungen und Ausnahmen gelten. Dies sind Festsetzungsregeln, kein zugesagter Abschlusszeitpunkt einer Prüfung.

3 übliche Prüfungsformen

Das Schreiben erläutert die Form und die benötigten Informationen:

• Schriftliche Prüfung: Reichen Sie die verlangten Nachweise über den angegebenen Kanal ein; verfügbare Übermittlungswege hängen vom Fall ab.
• Prüfung im IRS-Büro: Besprechen Sie Unterlagen und strittige Angaben bei einem Termin. Sie können sich selbst vertreten oder einen berechtigten Vertreter bevollmächtigen.
• Außenprüfung: Die Prüfung kann bei Ihnen zu Hause, im Betrieb oder im Büro Ihres Vertreters stattfinden. Umfang und Komplexität variieren; fachliche Hilfe kann nützlich sein, ist aber nicht automatisch vorgeschrieben.

Mögliche Ergebnisse

Eine Prüfung kann auf eine der folgenden Arten enden:

• Keine Änderung: Der Prüfer akzeptiert die geprüften Angaben.
• Einigung: Sie akzeptieren die vorgeschlagenen Änderungen. Prüfen Sie Bericht und Rechtsfolgen einer Vereinbarung vor der Unterschrift; eine Nachzahlung oder Erstattung kann folgen.
• Keine Einigung: Sie bestreiten die Änderungen und prüfen verfügbare verwaltungsrechtliche oder gerichtliche Rechtsbehelfe und deren Fristen.
• Zusätzliche Schuld: Es können Steuern sowie anwendbare Zuschläge und Zinsen anfallen. Zuschläge entstehen nicht automatisch. Zinsen auf unbezahlte Steuern laufen grundsätzlich ab Zahlungsfälligkeit, nicht ab Prüfungsbeginn; für Zinsen auf Zuschläge gelten andere Regeln.
• Erstattung: Eine Überzahlung kann festgestellt werden, vorbehaltlich der geltenden Erstattungsvoraussetzungen und Fristen.

Kann eine Prüfung zu einem Strafverfahren führen?

Eine nichtstrafrechtliche Prüfung kann Betrugsanzeichen aufdecken und eine Weiterleitung zur strafrechtlichen Untersuchung auslösen. Steuerhinterziehung und andere vorsätzliche Verstöße können strafrechtliche Folgen haben; ein gewöhnlicher Fehler allein begründet keine Straftat. Holen Sie bei Vorwürfen vorsätzlichen Fehlverhaltens rasch Rechtsrat ein. Informationen zu Steuerbetrugsrisiken (Englisch).

Vorbereitung und Antwort auf eine Prüfung

Planen Sie Ihre Antwort anhand des Schreibens:

• Rechtzeitig antworten: Das Ignorieren einer Anfrage kann Änderungsvorschläge auf Grundlage der verfügbaren Informationen auslösen. Überwachen Sie die genannten Fristen; eine beantragte Verlängerung ist nicht automatisch bewilligt.
• Unterlagen sammeln: Stellen Sie angeforderte Quittungen, Auszüge und andere Belege zusammen. Ordnen Sie sie nach Streitpunkten und behalten Sie eine vollständige Kopie Ihrer Antwort.
• Richtig antworten: Liefern Sie vollständige, wahrheitsgemäße Angaben zur Anfrage. Klären Sie unklare Anforderungen und besprechen Sie Vertraulichkeitsschutz mit einem Rechtsanwalt; verbergen Sie keine angeforderten Beweise. Senden Sie Kopien, wenn solche verlangt werden, und behalten Sie Originale.
• Vertretung erwägen: Sie können selbst handeln oder einen berechtigten Berufsträger bevollmächtigen. Ein Steuerrechtsanwalt kann Rechtsfragen behandeln; die geeignete Wahl hängt vom Streit und den Qualifikationen des Berufsträgers ab.

Rechte der Steuerpflichtigen

Gegenüber der IRS bestehen Rechte auf faire Behandlung, Privatsphäre, Vertraulichkeit und Beauftragung eines berechtigten Vertreters. In vielen Fällen können Sie IRS-Positionen anfechten und eine unabhängige Überprüfung beantragen; Verfahrensregeln und Fristen gelten. Lesen Sie Publikation 1 über Ihre Rechte als Steuerpflichtiger.

Wenn Sie den Feststellungen widersprechen

Der geeignete Weg hängt vom Fall und vom Schreiben ab:

1. Bitten Sie um ein Gespräch mit dem Vorgesetzten des Prüfers zu ungelösten Fragen.
2. Prüfen Sie bei entsprechender Berechtigung die beschleunigte Fast-Track-Mediation. Ein Mediator der Rechtsbehelfsstelle unterstützt Verhandlungen, kann aber weder Teilnahme noch Annahme einer Einigung erzwingen.
3. Beantragen Sie, sofern verfügbar, eine Überprüfung durch die unabhängige Rechtsbehelfsstelle der IRS gemäß den Anweisungen und Fristen des Schreibens.
4. Bei bestehender Zuständigkeit können Sie das US-Steuergericht fristgerecht anrufen. Eine Klage gegen eine Steuernachforderung muss grundsätzlich innerhalb von 90 Tagen nach postalischem Versand des Bescheids eingereicht werden, beziehungsweise 150 Tagen, wenn dieser an eine Person außerhalb der Vereinigten Staaten gerichtet ist. Sie können sich selbst vertreten oder einen dort zugelassenen Berufsträger beauftragen, auch einen qualifizierten Nichtanwalt. Warten Sie zur Wahrung einer Gerichtsfrist nicht das Ende behördlicher Gespräche ab.

Lassen Sie sich zum verfügbaren Verfahren und zu den Fristen beraten. Mehr zur Anfechtung einer IRS-Prüfung (Englisch).

Häufig gestellte Fragen

Diese Fragen behandeln häufige praktische Anliegen:

Welche Angaben sollten sorgfältig belegt werden?

Kein einzelner Punkt beweist, dass eine Prüfung stattfinden wird. Bewahren Sie Nachweise für Folgendes auf:

• Komplexe Einkünfte: Gleichen Sie Anlage-, Geschäfts- und andere Einkünfte mit den zugehörigen Abrechnungen ab.
• Abzüge: Belegen Sie Betrag, Zahlung und gesetzliche Voraussetzungen jedes geltend gemachten Abzugs.
• Fahrzeugnutzung: Belegen Sie betriebliche Fahrstrecken und grenzen Sie private Nutzung ab; eine behauptete betriebliche Nutzung von 100% muss nachgewiesen werden.
• Betriebliche Verluste: Bewahren Sie Belege zu Geschäftstätigkeit, Ausgaben und Gewinnerzielungsabsicht auf.
• Informationsabweichungen: Gleichen Sie Formulare W-2 und 1099 mit der Erklärung ab und prüfen Sie unrichtige Informationsmeldungen.

Wie weit zurück kann die IRS Erklärungen prüfen?

Die Steuerfestsetzung ist grundsätzlich auf 3 Jahre ab Einreichung oder ursprünglicher Abgabefrist begrenzt, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt; für bestimmte Auslassungen von mehr als 25% der Bruttoeinkünfte gelten 6 Jahre. Betrügerische Erklärungen zur Steuerhinterziehung, Nichteinreichung und andere gesetzliche Ausnahmen können die Frist verlängern oder aufheben. Bewahren Sie Unterlagen für den maßgeblichen Zeitraum auf, gegebenenfalls länger für steuerliche Wertansätze bei Vermögensgegenständen, Überträge oder offene Verfahren. Eine Frist von 7 Jahren ist keine allgemeine Regel zur Vernichtung von Unterlagen. Beachten Sie die IRS-Hinweise zur Aufbewahrung.

Wer darf mich vertreten?

Sie können sich selbst vertreten. Zur Berufsausübung berechtigte Rechtsanwälte, CPAs und zugelassene Steuervertreter haben umfassende Vertretungsrechte vor der IRS. Bestimmte andere Vertreter haben eingeschränkte Rechte; die Erstellung einer Erklärung allein verleiht keine unbeschränkte Vertretungsbefugnis.

• Steuerrechtsanwälte: Sie erteilen Rechtsrat. Vertrauliche rechtliche Kommunikation kann innerhalb bestimmter Grenzen geschützt sein; routinemäßige Erklärungserstellung ist nicht automatisch geschützt. Vertretung vor dem Steuergericht erfordert eine gesonderte Zulassung.
• US-Wirtschaftsprüfer mit CPA-Zulassung: Sie können Buchführungsunterlagen und Steuerstreitigkeiten innerhalb ihrer fachlichen Kompetenz und Berufsausübungsberechtigung bearbeiten.
• Zugelassene Steuervertreter: Auf Bundesebene zugelassene Steuerberufsträger mit umfassenden Vertretungsrechten vor der IRS, vorbehaltlich der Berufsausübungsanforderungen.

Prüfen Sie Qualifikationen, aktuelle Berechtigung und einschlägige Streiterfahrung, bevor Sie einen Vertreter bestellen.

Wann fachliche Hilfe sinnvoll ist

Lesen Sie zunächst das Schreiben, sichern Sie Unterlagen und bestimmen Sie Fristen. Fachlicher Rat kann bei der Bewertung von Beweisen und Rechtsbehelfen helfen.

Erwägen Sie einen Steuerrechtsanwalt, wenn:

• Die strittigen Steuern oder Zuschläge erheblich sind.
• Der Fall ein Unternehmen, komplexe Anlagen oder mehrere Bundesstaaten betrifft.
• Betrug oder anderes vorsätzliches Fehlverhalten behauptet wird.
• Sie Hilfe bei Kommunikation, Rechtsfragen oder Rechtsbehelfsfristen benötigen.

Segal, Cohen & Landis unterstützt Mandanten in Los Angeles, ganz Kalifornien und anderen Teilen der Vereinigten Staaten bei bundes- und einzelstaatlichen Steuerstreitigkeiten, vorbehaltlich der geltenden Vertretungsregeln.

Besprechen Sie Ihr Schreiben und Ihre Optionen mit unserem Team. Informationen zur Vertretung bei IRS-Prüfungen.