Auditorías de declaraciones: procedimiento, plazos y derechos

Comprender una auditoría de su declaración y sus derechos

Una auditoría fiscal comprueba si la información declarada cumple la legislación tributaria. Conocer el procedimiento le ayuda a responder a un examen del IRS o de una autoridad estatal. Empiece por estos puntos esenciales:

Datos esenciales sobre las auditorías fiscales

• Objetivo: Revisar la exactitud de la declaración y los documentos justificativos.
• Organismo: El IRS realiza los exámenes federales; la autoridad tributaria estatal competente examina las declaraciones estatales.
• Contacto: El IRS comunica inicialmente una auditoría por correo postal. Los procedimientos estatales pueden variar.
• Selección: El análisis estadístico, la selección aleatoria con fines de investigación o un examen relacionado pueden dar lugar a una auditoría.
• Modalidad: Por correspondencia, mediante una reunión en una oficina del IRS o mediante un examen de campo en un lugar adecuado.
• Plazo: El período federal habitual para determinar la deuda tributaria es de 3 años, con las importantes excepciones que se explican más adelante.
• Resultado: Sin cambios, cambios aceptados o conclusiones impugnadas; puede resultar un impuesto adicional o un reembolso.

La selección no demuestra una infracción. Conserve documentos que expliquen los datos de su declaración, sin suponer que una notificación acredita un error.

La duración depende de la complejidad, los documentos y las cuestiones pendientes. Los intereses y las sanciones aplicables pueden aumentar el saldo impagado; los plazos de respuesta y recurso siguen siendo importantes.

Segal, Cohen & Landis (SCL) ayuda a los contribuyentes a responder a auditorías y resolver controversias. La estrategia adecuada depende de la notificación, las pruebas y la legislación aplicable.

¿Qué es una auditoría fiscal y por qué seleccionaron mi declaración?

Un examen revisa ingresos, deducciones, créditos y otros datos declarados. El análisis informático puede comparar las declaraciones con patrones estadísticos, pero una diferencia por sí sola no demuestra que la declaración sea incorrecta.

El IRS explica la selección, los procedimientos y los derechos en su guía sobre auditorías.

Cuestiones que pueden suscitar preguntas

• Diferencias de ingresos: Compare la declaración con los formularios W-2 y 1099. Una propuesta de ajuste CP2000 es una consulta de cotejo independiente, no una auditoría ni una factura en sí misma.
• Ingresos complejos: Las operaciones de inversión, empresariales o internacionales pueden requerir documentación adicional. El nivel de ingresos por sí solo no demuestra un error.
• Deducciones: Conserve pruebas de elegibilidad y pago, también para las deducciones elevadas en relación con los ingresos.
• Pérdidas empresariales: Las pérdidas repetidas pueden suscitar preguntas sobre el propósito de obtener beneficios y el cumplimiento de los requisitos de deducción.
• Errores matemáticos: Un ajuste por error matemático no constituye necesariamente un examen. Siga las instrucciones específicas de respuesta e impugnación de la notificación.

Cómo funciona la selección

El IRS utiliza análisis estadísticos y selección aleatoria para investigación, incluso mediante su Programa Nacional de Investigación. También puede examinar una declaración vinculada con otro contribuyente o empresa que esté siendo examinado.

Un examen permite justificar la declaración. La selección por sí sola no es una acusación de evasión fiscal.

Un representante puede ayudar a organizar pruebas, identificar cuestiones controvertidas y explicar las opciones disponibles. No se garantiza ningún resultado concreto.

Auditorías federales y estatales: diferencias principales

El IRS aplica la legislación federal a las declaraciones federales, incluido el formulario 1040. Los organismos estatales aplican sus propias leyes; la Franchise Tax Board de California administra los impuestos estatales sobre la renta personal y los impuestos de franquicia y sobre la renta de sociedades.

La siguiente comparación destaca diferencias que pueden afectar a su respuesta:

¿Puede la auditoría de un organismo afectar a otro?

Los organismos federales y estatales comparten información, pero un ajuste no determina automáticamente una deuda en ambos sistemas. Los cambios federales pueden generar obligaciones de comunicación en California. La Publicación 1008 de la FTB explica las reglas según el contribuyente y el plazo general de 6 meses tras una determinación federal definitiva. No suponga que el intercambio entre organismos cumple su propia obligación.

Cuestiones en los exámenes estatales

La legislación estatal puede exigir un análisis adicional al de la declaración federal:

• Residencia: El organismo puede examinar el domicilio, el tiempo pasado en el estado y otros vínculos conforme a las reglas de residencia correspondientes.
• Actividad en varios estados: Las oficinas, los empleados o las ventas pueden crear un nexo sujeto a tributación, dependiendo del impuesto, los umbrales legales y las protecciones aplicables.
• Créditos estatales: Los requisitos de elegibilidad y documentación pueden diferir de las reglas federales.

Procedimiento, plazos y resultados de la auditoría

El IRS contacta inicialmente por correo postal. Utilice su guía de notificaciones para comprobar la carta. El plazo habitual para determinar la deuda es de 3 años desde la presentación efectiva o el vencimiento original, según cuál sea la fecha posterior. Omitir más del 25% de los ingresos brutos puede ampliarlo a 6 años. Una declaración fraudulenta destinada a evadir impuestos o la falta de declaración pueden dejar el plazo abierto indefinidamente. Existen otras prórrogas y excepciones. Estas reglas regulan la determinación de la deuda, no prometen una fecha de finalización de la auditoría.

3 modalidades habituales de auditoría

La notificación explica la modalidad y la información necesaria:

• Examen por correspondencia: Entregue las pruebas solicitadas por el canal indicado en la notificación; los métodos disponibles dependen del caso.
• Examen en oficina: Reúnase en una oficina del IRS para tratar los documentos y las partidas controvertidas. Puede representarse a sí mismo o autorizar a un representante habilitado.
• Examen de campo: Puede realizarse en su domicilio, negocio o la oficina de su representante. El alcance y la complejidad varían; la ayuda profesional puede ser útil, pero no es automáticamente obligatoria.

Resultados posibles

Un examen puede concluir de una de estas formas:

• Sin cambios: El examinador acepta las partidas revisadas.
• Acuerdo: Acepta los cambios propuestos. Revise el informe y las consecuencias de cualquier acuerdo antes de firmar; puede resultar un impuesto adicional o un reembolso.
• Desacuerdo: Impugna los cambios propuestos y considera los recursos administrativos o judiciales disponibles y sus plazos.
• Deuda adicional: Puede adeudarse impuesto, con las sanciones e intereses aplicables. Las sanciones no son automáticas. Los intereses sobre impuestos impagados generalmente corren desde el vencimiento del pago, no desde el inicio de la auditoría; las reglas de intereses sobre sanciones son distintas.
• Reembolso: Puede identificarse un pago excesivo, sujeto a los requisitos y plazos de reembolso aplicables.

¿Puede una auditoría dar lugar a un procedimiento penal?

Un examen civil puede revelar indicios de fraude y dar lugar a una remisión para investigación penal. La evasión fiscal y otras infracciones deliberadas pueden tener consecuencias penales; un error ordinario por sí solo no demuestra un delito. Obtenga asesoramiento jurídico pronto si se alega conducta intencional indebida. Conozca los riesgos de fraude fiscal (Inglés).

Cómo prepararse y responder a una auditoría

Utilice la notificación para planificar su respuesta:

• Responda a tiempo: Ignorar una solicitud puede dar lugar a cambios propuestos basados en la información disponible. Controle los plazos indicados; no suponga que una prórroga solicitada ha sido concedida.
• Reúna documentos: Recopile los recibos, estados de cuenta y demás pruebas solicitadas. Organícelos por cuestión y conserve una copia completa de la respuesta.
• Responda con exactitud: Proporcione información completa y veraz que atienda la solicitud. Aclare las peticiones ambiguas y consulte con su abogado sobre el privilegio de confidencialidad; no oculte pruebas pertinentes a la solicitud. Envíe copias cuando se soliciten y conserve los originales.
• Considere la representación: Puede actuar por sí mismo o autorizar a un profesional habilitado. Un abogado fiscal puede abordar cuestiones jurídicas; la elección adecuada depende de la controversia y las cualificaciones del profesional.

Derechos del contribuyente

Los derechos ante el IRS incluyen trato justo, privacidad, confidencialidad y contratar a un representante autorizado. En muchas circunstancias puede impugnar las posiciones del IRS y solicitar una revisión independiente, con sujeción a reglas procesales y plazos. Lea la Publicación 1, Sus derechos como contribuyente.

Si no está de acuerdo con las conclusiones

La vía adecuada depende del caso y de la notificación:

1. Solicite una reunión con el supervisor del examinador para tratar las cuestiones pendientes.
2. Considere la mediación acelerada Fast Track si reúne los requisitos. Un mediador de Apelaciones ayuda a negociar, pero no puede obligar a participar ni a aceptar un acuerdo.
3. Solicite una revisión ante la Oficina Independiente de Apelaciones del IRS cuando esté disponible, siguiendo las instrucciones y el plazo de la notificación.
4. Cuando exista competencia, presente una petición ante el Tribunal Fiscal de Estados Unidos dentro del plazo aplicable. Una petición sobre una deficiencia generalmente debe presentarse dentro de los 90 días posteriores al envío de la notificación, o 150 días si está dirigida a una persona fuera de Estados Unidos. Puede representarse a sí mismo o acudir a un profesional admitido ante ese tribunal, incluido un no abogado cualificado. No espere a que terminen las conversaciones administrativas para proteger un plazo judicial.

Asesórese sobre la vía disponible y los plazos. Lea sobre cómo impugnar una auditoría del IRS (Inglés).

Preguntas frecuentes

Estas preguntas abordan inquietudes prácticas habituales:

¿Qué partidas requieren documentación cuidadosa?

Ninguna partida por sí sola demuestra que vaya a producirse una auditoría. Conserve pruebas de lo siguiente:

• Ingresos complejos: Concilie los ingresos de inversiones, empresariales y de otro tipo con los estados justificativos.
• Deducciones: Documente el importe, el pago y la elegibilidad legal de cada deducción.
• Uso de vehículos: Justifique el kilometraje empresarial y distinga el uso personal; declarar un uso empresarial del 100% requiere respaldo.
• Pérdidas empresariales: Conserve pruebas de la actividad, los gastos y el propósito de obtener beneficios.
• Diferencias de información: Concilie los formularios W-2 y 1099 con la declaración e investigue los informes informativos incorrectos.

¿Hasta cuántos años atrás puede el IRS examinar una declaración?

La determinación de la deuda generalmente se limita a 3 años desde la presentación o el vencimiento original, según cuál sea la fecha posterior, y a 6 años para ciertas omisiones superiores al 25% de los ingresos brutos. Las declaraciones fraudulentas destinadas a evadir impuestos, la falta de presentación y otras excepciones legales pueden ampliar o eliminar el límite. Conserve documentos durante el plazo aplicable, y por más tiempo para la base fiscal de bienes, partidas trasladables o asuntos pendientes. Los 7 años no son una regla universal para destruir documentos. Consulte la guía del IRS sobre conservación de registros.

¿Quién puede representarme?

Puede representarse a sí mismo. Los abogados, CPA y agentes inscritos habilitados para ejercer tienen amplias facultades de representación ante el IRS. Otros representantes tienen facultades limitadas; preparar una declaración por sí solo no otorga representación sin restricciones.

• Abogados fiscales: Proporcionan asesoramiento jurídico. Las comunicaciones jurídicas confidenciales pueden estar protegidas por privilegio, con límites; la preparación rutinaria de declaraciones no está automáticamente protegida. La representación ante el Tribunal Fiscal requiere admisión separada.
• Contadores públicos certificados: Pueden abordar registros contables y controversias fiscales dentro de su competencia profesional y habilitación.
• Agentes inscritos: Profesionales tributarios con licencia federal y amplias facultades de representación ante el IRS, sujetos a los requisitos de ejercicio.

Compruebe las credenciales, la habilitación vigente y la experiencia pertinente antes de nombrar a un representante.

Cuándo buscar ayuda profesional

Primero lea la notificación, conserve los documentos e identifique los plazos. El asesoramiento profesional puede ayudarle a valorar las pruebas y los recursos disponibles.

Considere consultar a un abogado fiscal cuando:

• Los impuestos o las sanciones controvertidos sean considerables.
• Las cuestiones afecten a un negocio, inversiones complejas o varios estados.
• Existan alegaciones de fraude u otra conducta intencional indebida.
• Necesite ayuda para gestionar comunicaciones, cuestiones jurídicas o plazos de recurso.

Segal, Cohen & Landis ayuda con controversias fiscales federales y estatales a clientes de Los Ángeles, de toda California y de otras partes de Estados Unidos, conforme a las reglas de representación aplicables.

Hable con nuestro equipo sobre su notificación y sus opciones. Conozca la representación en auditorías del IRS.