Ignorieren Sie das IRS nicht: Tipps zu Schreiben über Steuerprüfungen

Was Sie nach Erhalt eines Schreibens über eine bundessteuerliche Prüfung tun sollten

Hilfe bei einem bundessteuerlichen Prüfungsschreiben benötigen Sie, wenn das IRS Ihnen mitgeteilt hat, dass Ihre Steuererklärung geprüft wird, und Sie nicht wissen, wie Sie vorgehen sollen.

Hier ein kurzer Überblick über die wichtigsten Schritte:

1. Lesen Sie das Schreiben sorgfältig: Stellen Sie fest, was das IRS hinterfragt und welche Unterlagen es verlangt.
2. Notieren Sie Ihre Frist: Tragen Sie das Antwortdatum aus Ihrem konkreten Schreiben ein und ermitteln Sie gesonderte Fristen für einen Rechtsbehelf oder eine Eingabe beim Tax Court.
3. Stellen Sie Ihre Unterlagen zusammen: Beschaffen Sie Kopien, niemals Originale, der vom IRS verlangten Belege.
4. Senden Sie eine vollständige, geordnete Antwort: Fügen Sie ein Anschreiben bei und nutzen Sie den in Ihrer Mitteilung zugelassenen Post-, Fax- oder sicheren Uploadweg; bewahren Sie die Bestätigung auf.
5. Antworten Sie auch bei Widerspruch: Nutzen Sie das einschlägige Verfahren, um vorgeschlagene Änderungen anzufechten und etwaige Rechte auf eine Überprüfung vor Zahlung zu wahren.
6. Holen Sie bei Bedarf Hilfe: Ein Anwalt, US-Wirtschaftsprüfer (CPA), Enrolled Agent oder eine geeignete Low Income Taxpayer Clinic kann Sie vertreten; der Taxpayer Advocate Service hilft berechtigten Steuerpflichtigen bei Problemen mit dem IRS, ist jedoch nicht ihr Rechtsvertreter.

Handeln ist wichtig. Wer ein IRS-Prüfungsschreiben ignoriert, lässt vorgeschlagene Änderungen möglicherweise unbeantwortet und verpasst Gelegenheiten, Beweise vorzulegen oder Rechtsbehelfsrechte zu schützen.

Eine CP 2000-Mitteilung schlägt im Automated-Underreporter-Verfahren eine Anpassung aufgrund eines Datenabgleichs vor; sie ist keine förmliche IRS-Steuerprüfung. Beachten Sie die Anweisungen und die Antwortfrist der tatsächlich erhaltenen Mitteilung.

Sie müssen dies nicht allein bewältigen.

Hilfe bei einem bundessteuerlichen Prüfungsschreiben beginnt damit, die Mitteilung, das Steuerjahr, die strittigen Punkte, die verlangten Unterlagen und das Antwortdatum zu bestimmen. Die folgenden Abschnitte erläutern, wie Sie eine Antwort vorbereiten und eine Prüfungsfrist von einer Rechtsbehelfs- oder Gerichtsfrist unterscheiden.

Ihre IRS-Mitteilung über eine Korrespondenzprüfung verstehen

Wenn Sie eine Mitteilung über eine Prüfung der Bundeseinkommensteuer erhalten, bedeutet die Auswahl allein nicht, dass Ihre Erklärung falsch ist. Eine Korrespondenzprüfung erfolgt durch schriftliche Anforderungen und Antworten, etwa per Post, Fax oder zugelassenem sicheren Upload. Bei einer Büroprüfung findet ein Gespräch in einem IRS-Büro statt; eine Außenprüfung kann bei Ihnen zu Hause, in Ihrem Unternehmen oder im Büro Ihres Vertreters erfolgen. Lesen Sie das Schreiben, um das Verfahren und die geprüften Punkte zu erkennen.

Das IRS verwendet verschiedene Schreiben zur Einleitung einer Prüfung. Ein erstes Kontaktschreiben aus der Reihe Letter 566 ist ein Beispiel. Das Schreiben und seine Anlagen benennen die geprüften Punkte, etwa Ausgaben, unterhaltsberechtigte Personen oder Steuergutschriften, sowie verlangte Unterlagen oder Fragebögen. Befolgen Sie diese Anweisungen, statt anzunehmen, dass jedes Prüfungsschreiben dieselben Dokumente verlangt.

Weitere IRS-Mitteilungen, die Sie erhalten könnten, sind:

• CP 2000: Vergleichen Sie die aufgrund des Datenabgleichs vorgeschlagenen Änderungen mit Ihrer Erklärung und den Unterlagen Dritter. Wenn Sie nicht einverstanden sind, erläutern Sie Ihre Gründe und reichen Sie nach den Antwortanweisungen der Mitteilung Belegkopien ein; behandeln Sie sie nicht wie ein gewöhnliches Prüfungsschreiben.
• Letter 525: Dieses „30-Tage-Schreiben“ erläutert vorgeschlagene Prüfungsänderungen, meist zusammen mit einem Prüfungsbericht, und gewährt gewöhnlich 30 Tage ab Briefdatum für eine Antwort oder einen Antrag auf administrative Überprüfung. Entnehmen Sie Ihrem IRS-Steuerprüfungsschreiben und den Anlagen die tatsächliche Frist und das Verfahren.

Wenn Sie diese Arten von IRS-Prüfungen (Englisch) und die zugehörigen Mitteilungen verstehen, können Sie das richtige Antwortverfahren wählen und die Fristen auseinanderhalten.

Wie Steuererklärungen ausgewählt werden und was eine schriftliche Prüfung untersuchen kann

Das IRS kann Erklärungen durch statistische Auswahl oder wegen Transaktionen auswählen, die mit einer anderen Prüfung zusammenhängen. Die Auswahl belegt für sich genommen keinen Fehler. Unabhängig davon vergleicht das Automated-Underreporter-Programm gemeldete Informationen und kann eine CP 2000-Mitteilung ausstellen; dieser Abgleich ist keine förmliche Prüfung.

Je nach den im Schreiben genannten Fragen können Belege Folgendes betreffen:

• Anspruch auf Steuergutschriften: Das IRS kann Nachweise für Gutschriften wie den Earned Income Tax Credit (EITC), den Child Tax Credit oder den American Opportunity Tax Credit verlangen. Anspruch und erforderliche Nachweise hängen von der jeweiligen Gutschrift und dem Steuerjahr ab.
• Ausgaben auf Schedule C: Selbstständige benötigen möglicherweise Unterlagen, die Höhe und betrieblichen Zweck geltend gemachter Ausgaben belegen. Eine hohe Ausgabe beweist allein noch nicht, dass der Abzug unzulässig ist.
• Rundung von Beträgen: Die Anweisungen zu Form 1040 erlauben einheitliches Runden von Cent auf volle Dollar. Das ist etwas anderes als das Erfinden geschätzter Ausgaben: Bewahren Sie Nachweise der tatsächlichen Beträge auf und beachten Sie beim Zusammenrechnen die Rundungsanweisungen.

Antwort-, Rechtsbehelfs- und Tax-Court-Fristen unterscheiden

Der Zeitpunkt ist entscheidend. Prüfen Sie sofort das Briefdatum, das Steuerjahr und die konkrete Antwortfrist. Gehen Sie nicht davon aus, dass jede Korrespondenzprüfung dieselbe Zahl von Tagen gewährt. Ein 30-Tage-Schreiben betrifft gewöhnlich vorgeschlagene Änderungen und eine administrative Überprüfung; eine gesetzliche Notice of Deficiency setzt eine andere Frist für eine gerichtliche Eingabe in Gang.

Eine Petition gegen eine Steuernachforderung muss gewöhnlich innerhalb von 90 Tagen nach Versand der Mitteilung eingereicht werden, oder innerhalb von 150 Tagen, wenn sie an eine Person außerhalb der Vereinigten Staaten gerichtet ist; gesetzliche Regeln zum letzten Tag und sonstige einschlägige Vorschriften bleiben zu beachten. Halten Sie die angegebene Frist ein und lassen Sie sich umgehend beraten; eine gewöhnliche Prüfungsfristverlängerung verlängert diese Frist nicht. Weiterführend: vollständiger Leitfaden zur Verteidigung bei IRS-Prüfungen.

Schrittweise Hilfe bei einem bundessteuerlichen Prüfungsschreiben

Eine geordnete Antwort hilft dem Prüfer, jeden strittigen Punkt den entsprechenden Belegen zuzuordnen. Konzentrieren Sie sich auf die Fragen im Schreiben, erklären Sie Ihre Position klar und legen Sie überprüfbare Unterlagen statt einer sachfremden Darstellung vor.

Bewahren Sie die Mitteilung und sämtliche Anlagen zusammen mit einer Kopie der eingereichten Erklärung auf. Erstellen Sie eine Checkliste der verlangten Punkte, halten Sie fest, wann und wie Sie antworten, und bewahren Sie spätere IRS-Schreiben auf. Erscheint die Mitteilung verdächtig, überprüfen Sie sie anhand offizieller IRS-Ressourcen, bevor Sie persönliche Informationen übermitteln.

Benötigen Sie mehr Zeit für die Antwort auf eine schriftliche Prüfung, beantragen Sie diese vor Fristablauf. Die IRS-Prüfungshinweise beschreiben einen schriftlichen Antrag an die Faxnummer im Schreiben oder, wenn Faxen nicht möglich ist, an dessen Postanschrift; gewöhnlich ist eine einmalige Verlängerung um 30 Tage vorgesehen, und das IRS meldet sich, wenn es den Antrag nicht bewilligen kann. Befolgen Sie die Anweisungen Ihres Schreibens und wenden Sie sich bei Fragen an die angegebene Telefonnummer. Nehmen Sie nicht an, dass dadurch eine Rechtsbehelfsfrist oder eine gesetzliche Tax-Court-Frist verlängert wird. Weiterführend: IRS-Prüfungsverteidigung: mit einem Anwalt für Lohnsteuern durch das Prüfungsverfahren (Englisch).

Unterlagen für die Beantwortung eines bundessteuerlichen Prüfungsschreibens sammeln

Gehen Sie beim Zusammenstellen Ihrer Unterlagen praktisch vor:

1. Nur Kopien: Senden Sie lesbare Kopien der verlangten Belege und Unterlagen und behalten Sie die Originale. Bewahren Sie eine vollständige Kopie Ihrer Antwort auf, damit Sie wissen, was eingereicht wurde, und es nötigenfalls erneut senden können.
2. Fortlaufende Nummerierung: Haben Sie 50 Seiten Unterlagen, nummerieren Sie sie von 1 bis 50.
3. Erstellen Sie ein Verzeichnis: Fügen Sie ein Deckblatt bei, das den Inhalt genau aufführt. Beispiel: „Anlage A: Belege für auf Schedule C erklärte Betriebsmittel; Anlage B: 1098-T für Bildungssteuergutschriften.“
4. Seien Sie konkret: Bei Fragen zu nicht erklärten Einkünften in einer IRS-Prüfung (Englisch) benennen Sie die betreffenden Einzahlungen und erklären Sie, wie diese mit der Erklärung übereinstimmen. Nutzen Sie klare Anmerkungen oder eine separate Übersicht und bewahren Sie zugleich vollständige, unveränderte Originalaufzeichnungen auf.

Unser vollständiger Leitfaden zur Vertretung bei IRS-Prüfungen behandelt die Ordnung von Beweisen und die Zusammenarbeit mit einem Vertreter. Eine klare Darstellung hilft dem Prüfer bei der Bewertung der Tatsachen, garantiert aber nicht die Anerkennung eines Abzugs.

Ihre Antwort auf ein bundessteuerliches Prüfungsschreiben einreichen

Verwenden Sie die für Ihren Fall angegebene Anschrift oder den vorgesehenen Übermittlungsweg. Bei Postversand kann Certified Mail mit Return Receipt den Versand und die Zustellung dokumentieren; bewahren Sie den abgestempelten Einlieferungsbeleg, Sendungsverfolgungsdaten und eine Kopie des Inhalts auf. Die einschlägigen Regeln zur fristwahrenden Absendung haben Voraussetzungen, darunter richtige Adressierung und Frankierung. Ein Beleg allein macht eine verspätete oder fehlgeleitete Antwort nicht fristgerecht.

Erlaubt die Mitteilung Fax oder sicheren Upload, befolgen Sie die Vorgaben zur Identifizierung und Übermittlung. Die IRS-Hinweise zur Korrespondenzprüfung verlangen Ihren Namen und Ihre Steueridentifikationsnummer auf jeder eingereichten Seite, damit die Seiten dem Fall zugeordnet werden können. Nutzen Sie die verifizierte Faxnummer oder den sicheren IRS-Uploadkanal und bewahren Sie den Faxbericht oder Uploadbeleg auf; versenden Sie sensible Unterlagen nicht per gewöhnlicher E-Mail. Informieren Sie Ihren Anwalt für IRS-Prüfungsverteidigung über die eingereichten Unterlagen. Weiterführend: IRS-Prüfungen meistern: Tipps, Rechtsbehelfe und die Bedeutung von Steueranwälten (Englisch).

Mit Meinungsverschiedenheiten und Rechtsbehelfen umgehen

Nach Prüfung der Unterlagen kann das IRS die Erklärung unverändert akzeptieren, weitere Informationen verlangen oder Anpassungen vorschlagen. Vorgeschlagene Änderungen aus Einkommensteuerprüfungen werden häufig auf Form 4549 (Änderungen aus der Einkommensteuerprüfung) aufgeführt, das Anpassungen und zugehörige Beträge nennt. Lesen Sie Bericht und Erläuterungen, statt jede Prüfung als zusätzliche Zahlungsforderung anzusehen.

Sind Sie einverstanden, befolgen Sie die Antwortanweisungen, nachdem Sie die Auswirkungen der Unterzeichnung auf Ihre Rechte verstanden haben. Sind Sie nicht einverstanden, können Sie ein Gespräch mit dem Vorgesetzten des Prüfers und, soweit verfügbar, eine IRS-Rechtsbehelfsprüfung durch das Independent Office of Appeals beantragen. In der Regel ist ein schriftlicher Protest erforderlich, sofern der Fall nicht für einen vereinfachten Antrag bei geringem Streitwert qualifiziert ist. Senden Sie den Antrag an die im Schreiben angegebene IRS-Anschrift, nicht direkt an Appeals, und halten Sie die einschlägige Frist ein.

Letter 525 gewährt gewöhnlich 30 Tage ab seinem Datum, um auf vorgeschlagene Änderungen zu antworten oder eine Überprüfung zu beantragen. Seine Anweisungen bestimmen den Antwortweg; beantragen Sie zusätzliche Zeit unverzüglich und nehmen Sie nicht an, dass der Antrag eine gesonderte Gerichtsfrist verlängert. Unser Leitfaden Was tun, wenn Sie mit einer IRS-Prüfung nicht einverstanden sind? (Englisch) erläutert das Streitverfahren.

Eine erneute Prüfung beantragen

Ist eine Prüfung beendet und verfügen Sie über relevante Informationen, die das IRS nicht berücksichtigt hat, können Sie möglicherweise eine Audit Reconsideration beantragen. Das IRS überprüft strittige Anpassungen, wenn der Antrag seine Voraussetzungen erfüllt; zusätzliche Belege zu finden, eröffnet das Verfahren nicht automatisch erneut und garantiert keine Verringerung.

Die Zulässigkeit einer erneuten Prüfung hängt von den Tatsachen und dem bisherigen Verfahrensabschluss ab. Ein verbindliches Abschlussabkommen, ein angenommener Vergleich, bestimmte Appeals-Vereinbarungen wie Form 870-AD oder eine rechtskräftige Gerichtsentscheidung können sie ausschließen; endgültige Anpassungen von TEFRA-Partnerschaftsposten sind nach IRS-Hinweisen ebenfalls ausgeschlossen. Eine gewöhnliche Prüfungsvereinbarung oder ein Zahlungsplan ist solchen Erledigungen nicht automatisch gleichzustellen. Grundsätzlich muss die Schuld noch unbezahlt sein oder müssen Gutschriften verweigert worden sein, und es müssen neue Informationen oder ein anderer zulässiger Grund wie ein Rechen- oder Bearbeitungsfehler vorliegen. Für vollständig bezahlte Verbindlichkeiten gelten die einschlägigen Erstattungsantragsverfahren. Weiterführend: Von der Prüfung zum Rechtsbehelf: Hilfe durch einen IRS-Steueranwalt in Los Angeles (Englisch).

Eine Petition beim U.S. Tax Court einreichen

Für einen geeigneten Streit über eine Steuernachforderung bietet das U.S. Tax Court ein Verfahren vor Zahlung: Ein Steuerpflichtiger mit gültiger Notice of Deficiency, der die Voraussetzungen für die Petition erfüllt, kann die vorgeschlagene Nachforderung gewöhnlich ohne vorherige Zahlung anfechten. Nicht jeder Streit mit dem IRS fällt unter dieses Verfahren oder in die Zuständigkeit des Gerichts.

Die übliche Frist für eine Deficiency Petition beträgt 90 Tage nach Versand oder 150 Tage, wenn die Mitteilung an eine Person außerhalb der Vereinigten Staaten adressiert ist, vorbehaltlich gesetzlicher Regeln zum letzten Tag und sonstiger einschlägiger Vorschriften. Prüfen Sie das angegebene Enddatum und lassen Sie sich zur Fristberechnung umgehend beraten; verlassen Sie sich zur Fristwahrung nicht auf weitere IRS-Gespräche oder eine gewöhnliche Prüfungsverlängerung. Privatpersonen dürfen sich selbst vertreten („pro se“), müssen aber die Verfahrens- und Beweisregeln des Gerichts einhalten. Ein Vertreter muss zur Tätigkeit vor dem Tax Court zugelassen sein. Professionelle Hilfe bei einer Steuerprüfung von Privatpersonen kann die Einschätzung des Falls erleichtern, doch kein Vertreter kann einen gerichtlichen Ausgang garantieren.

Häufige Fehler bei einer bundessteuerlichen Prüfung vermeiden

Vermeidbare Probleme bei der Belegführung und Beantwortung können eine Prüfung erschweren. Hier praktische Beispiele dafür, was Sie nicht tun sollten:

Ignorieren Sie die Mitteilung, kann das IRS vorgeschlagene Anpassungen anhand der verfügbaren Informationen weiterverfolgen, und Sie können die Möglichkeit verlieren, diese in einem bestimmten Verfahren anzufechten. Das ist nicht gleichbedeutend damit, automatisch ein Fehlverhalten zugeschrieben zu bekommen. Weitere Informationen finden Sie unter Was geschieht, wenn das IRS Sie prüft? (Englisch). Wenn Sie Fragen zu den betroffenen Jahren haben, lesen Sie Droht Ihnen eine IRS-Prüfung und wie weit kann das IRS zurückgehen?.

Häufige Fragen zu IRS-Prüfungsschreiben

Wie lange dauert eine schriftliche Prüfung gewöhnlich?

Es gibt keine einheitliche Bearbeitungsdauer für alle schriftlichen Prüfungen. Die Dauer hängt von den Fragen, Unterlagen, der Verfügbarkeit der Beteiligten und davon ab, ob die Feststellungen bestritten werden. Bewahren Sie Übermittlungsbestätigungen auf und fragen Sie beim Kontakt aus Ihrem Schreiben nach, wenn eine erwartete Antwort ausbleibt. Das IRS kann die Erklärung unverändert lassen, weitere Informationen anfordern oder Anpassungen vorschlagen. Bei manchen Prüfungen wird während der Anspruchsprüfung eine Erstattung oder ein bestimmter Gutschriftenbetrag zurückgehalten; dies hängt von Mitteilung und Fall ab. Weiterführend: Prüfung nach Annahme der Steuererklärung.

Welche Rechte habe ich nach der Taxpayer Bill of Rights?

Im Umgang mit dem IRS haben Sie zehn grundlegende Rechte, darunter:

• Das Recht auf Information: Das IRS muss erklären, weshalb es Sie kontaktiert.
• Das Recht auf guten Service: Sie haben Anspruch auf zeitnahe, höfliche Hilfe.
• Das Recht auf Vertretung: Für den Umgang mit dem IRS können Sie einen zugelassenen Vertreter wie einen Anwalt, CPA oder Enrolled Agent wählen; für die gerichtliche Vertretung gelten gesonderte Zulassungsvoraussetzungen.
• Das Recht auf Rechtsbehelf: Die meisten IRS-Entscheidungen können in einem fairen Verwaltungsverfahren vor einer unabhängigen Stelle überprüft werden; der Zugang zu einem Gericht hängt vom einschlägigen Verfahren, der Zuständigkeit und den Einreichungsfristen ab.

Die Kenntnis Ihrer Rechte ist ein wichtiger Bestandteil jeder betrieblichen Steuerprüfung oder Prüfung einer Privatperson.

Welche Zahlungsmöglichkeiten bestehen, wenn ich nach einer Prüfung Geld schulde?

Ergibt eine Prüfung einen Saldo, den Sie nicht vollständig bezahlen können, prüfen Sie zeitnah Zahlungs- und Beitreibungsalternativen. Ihre Verfügbarkeit hängt von Anspruchsvoraussetzungen, finanziellen Umständen und steuerlichen Pflichten ab:

• Ratenzahlungsvereinbarungen: Monatliche Zahlungen nach einer genehmigten Vereinbarung unter den einschlägigen Voraussetzungen und Bedingungen; der Betrag entspricht nicht einfach dem von Ihnen frei gewählten Budget.
• Offer in Compromise: Ein Vergleich über weniger als die volle Schuld, sofern Sie die Voraussetzungen erfüllen.
• Currently Not Collectible: Das IRS kann die meisten Beitreibungsmaßnahmen vorübergehend aussetzen, wenn eine Zahlung Ihre grundlegenden Lebenshaltungskosten gefährden würde. Die Schuld wird nicht erlassen, und das IRS kann Ihre Finanzen erneut prüfen.

Zinsen und einschlägige Zuschläge laufen auf unbezahlte Beträge grundsätzlich weiter auf, auch während einer Ratenvereinbarung oder eines vorübergehenden Härtefallaufschubs. Erkundigen Sie sich nach Bedingungen und Kosten der für Sie geeigneten Option, statt anzunehmen, ein Antrag stoppe den weiteren Anfall.

Fazit

Die hilfreichste Unterstützung bei einem bundessteuerlichen Prüfungsschreiben beginnt mit der tatsächlichen Mitteilung und einem klaren Antwortplan. Ob es um einen Datenabgleich oder eine komplexe IRS-Prüfung der Lohnsteuern geht: Ermitteln Sie das maßgebliche Verfahren, ordnen Sie die Beweise und wahren Sie die einschlägigen Fristen. Holen Sie fachlichen Rat ein, wenn rechtliche oder tatsächliche Fragen dies nahelegen.

Beauftragen Sie einen Fachvertreter, legen Sie fest, welche Fragen, Korrespondenz und Verfahren der Auftrag umfasst. Klären Sie, wer Fristen überwacht und Antworten einreicht; die Vertretung vor dem IRS berechtigt nicht automatisch zum Auftreten vor dem Tax Court. Weiterführend: Vertretung bei IRS-Prüfungen.

Der Taxpayer Advocate Service (TAS) bietet berechtigten Steuerpflichtigen bei qualifizierenden Härtefällen oder ungelösten IRS-Problemen kostenlose Hilfe. Er setzt sich innerhalb des IRS für sie ein, ist aber nicht ihr Rechtsvertreter. Low Income Taxpayer Clinics (LITC) sind vom IRS unabhängig und können berechtigte Steuerpflichtige kostenlos oder gegen geringe Gebühren vertreten. Bevorzugen Sie eine private Vertretung, besprechen Sie Umfang und Honorare vor der Beauftragung.

Ignorieren Sie das IRS nicht. Kontaktieren Sie uns, um Ihre Mitteilung, Fristen und möglichen nächsten Schritte zu besprechen.