EDD-Prüfungen in Kalifornien: lohnbezogene Steuern, Beschäftigtenstatus und Rechtsbehelfe

EDD-Prüfungen in Kalifornien verstehen

Eine EDD-Prüfung in Kalifornien untersucht die Einhaltung der einzelstaatlichen Vorschriften zu lohnbezogenen Steuern, die Einordnung des Beschäftigtenstatus und die Meldung von Arbeitsentgelten. Prüfungen umfassen in der Regel einen Zeitraum von drei Jahren; nach den anwendbaren Vorschriften kann der Prüfungsumfang jedoch weiter zurückreichen. Die Feststellungen können zu keiner Änderung, zu einer Gutschrift oder Erstattung, zu zusätzlichen Steuern, einschlägigen Zuschlägen und Zinsen oder zu einer Kombination von Anpassungen führen.

Überblick: Was Sie über EDD-Prüfungen in Kalifornien wissen sollten

Zweck: Die Einhaltung des kalifornischen Arbeitslosenversicherungsgesetzes überprüfen und sicherstellen, dass Beschäftigte die ihnen zustehenden Leistungen erhalten
Üblicher Prüfungszeitraum: In der Regel die 12 zuletzt abgeschlossenen Kalenderquartale (3 Jahre), vorbehaltlich von Ausnahmen und den anwendbaren Festsetzungsfristen.
Auswahlgründe: Auswahl zur Überprüfung, Fragen zum Beschäftigtenstatus, Unstimmigkeiten bei Leistungsanträgen, Fälle verspäteter Erklärungen oder Zahlungen und Hinweise aus der Öffentlichkeit. Die Auswahl belegt kein Fehlverhalten.
Zwei Arten: Verifikationsprüfungen (Zufallsauswahl oder andere festgelegte Kriterien) und anlassbezogene Prüfungen (festgestellter Bedarf, einen bestimmten Arbeitgeber zu prüfen).
Mögliche Ergebnisse: Keine Änderung, Überzahlung (Gutschrift/Erstattung), Unterzahlung (Nachforderung) oder beides
Rechtsbehelfe: Bei einem gewöhnlichen Festsetzungsbescheid ist grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen nach Zustellung ein Antrag auf erneute Prüfung der Festsetzung einzureichen; anwendbare Fristverlängerungen bei Postzustellung und Ausnahmen aus wichtigem Grund bleiben vorbehalten. Für andere Bescheide, einschließlich Festsetzungen bei gefährdeter Einziehung, gelten andere Fristen.

Eine Prüfungsankündigung des EDD kann belastend sein. Streitigkeiten über den Beschäftigtenstatus sind ein mögliches Thema; eine Prüfung kann auch Arbeitsentgelte, Einbehalte und Meldungen betreffen. Zusätzliche Verbindlichkeiten hängen von den Feststellungen und den maßgeblichen Vorschriften ab.

Es kann um erhebliche Beträge gehen. Eine persönliche Haftung für kalifornische beschäftigungsbezogene Steuern setzt die Prüfung der anwendbaren gesetzlichen Vorschrift und des Verhaltens der betreffenden Person voraus. Die Behandlung im Insolvenzverfahren hängt ebenfalls von der betroffenen Steuer, den maßgeblichen Zeitpunkten, dem einschlägigen Kapitel des US-Insolvenzrechts und den gesetzlichen Ausnahmen von der Schuldbefreiung ab. Gehen Sie nicht davon aus, dass jede kalifornische Schuld aus lohnbezogenen Steuern im Insolvenzverfahren gleich behandelt wird; lassen Sie sich zu den tatsächlich bestehenden Verbindlichkeiten beraten.

Die vier kalifornischen lohnbezogenen Steuern im Zuständigkeitsbereich des EDD:

Arbeitslosenversicherung (UI) – Vom Arbeitgeber getragene Abgabe zur Finanzierung von Leistungen für arbeitslose Beschäftigte
Berufliche Weiterbildungsabgabe (ETT) – Vom Arbeitgeber getragene Abgabe zur Finanzierung von Qualifizierungsprogrammen für Arbeitskräfte
Staatliche Arbeitsunfähigkeitsversicherung (SDI) – Vom Arbeitnehmer getragene und vom Arbeitgeber einbehaltene Abgabe für Leistungen bei Arbeitsunfähigkeit und familienbedingter Freistellung
Persönliche Einkommensteuer (PIT) – Vom Arbeitnehmer getragene und vom Arbeitgeber einbehaltene und abgeführte Steuer auf die einzelstaatliche Einkommensteuerschuld

Es ist wichtig, diese Pflichten zu verstehen. Informationen aus EDD-Prüfungen werden dem IRS zur Verfügung gestellt, der sie zur Überprüfung der Einhaltung bundesrechtlicher Vorschriften zu beschäftigungsbezogenen Steuern verwenden kann. Der Informationsaustausch bedeutet nicht, dass jede einzelstaatliche Anpassung eine Bundessteuerprüfung auslöst.

Prüfen Sie die einschlägigen Mitteilungen und Bescheide, die bisherigen Steuererklärungen, Unterlagen und Fristen, bevor Sie Ihre Reaktion festlegen. Beurteilen Sie professionelle Unterstützung anhand der Tatsachen, des anwendbaren Rechts und des vereinbarten Vertretungsumfangs.

Das EDD und Ihre Pflichten bei lohnbezogenen Steuern verstehen

Das kalifornische Amt für Beschäftigungsentwicklung (EDD) verwaltet die kalifornischen Vorschriften über lohnbezogene Steuern. Prüfungen beschäftigungsbezogener Steuern gehören zu diesem Aufgabenbereich.

Eine EDD-Prüfung soll die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen. Das EDD überprüft, ob Arbeitgeber sämtliche vorgeschriebenen lohnbezogenen Steuern bezahlt haben, einschließlich der von Arbeitnehmern einbehaltenen Beträge. Dieses Verfahren fördert die freiwillige Einhaltung des kalifornischen Arbeitslosenversicherungsgesetzes (CUIC), stellt die korrekte Einordnung des Beschäftigtenstatus sicher und schützt die Ansprüche der Beschäftigten auf Leistungen wie UI und SDI. Prüfungen tragen zu fairen Wettbewerbsbedingungen bei und schützen das soziale Sicherungsnetz Kaliforniens. Weitere Informationen finden Sie auf der offiziellen Website des kalifornischen EDD.

Die vier wichtigsten lohnbezogenen Steuern

Kalifornische Arbeitgeber müssen die vier vom EDD verwalteten lohnbezogenen Steuern kennen und wissen, welche Zahlungen der jeweiligen Steuer unterliegen. Anwendungsbereich, Befreiungen und Einbehaltungsvorschriften können sich je nach Steuer unterscheiden.

Arbeitslosenversicherung (UI): Eine vom Arbeitgeber getragene Abgabe, die Leistungen für anspruchsberechtigte Beschäftigte finanziert, die ihren Arbeitsplatz verlieren. Einzelheiten finden Sie auf der EDD-Seite zur Arbeitslosenversicherung (UI).
Berufliche Weiterbildungsabgabe (ETT): Eine vom Arbeitgeber getragene Abgabe zur Finanzierung von Qualifizierungsprogrammen, die qualifizierte Arbeitskräfte sichern sollen. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite zur beruflichen Weiterbildungsabgabe (ETT).
Staatliche Arbeitsunfähigkeitsversicherung (SDI): Eine vom Arbeitnehmer getragene und vom Arbeitgeber einbehaltene Abgabe. Sie finanziert Leistungen bei Arbeitsunfähigkeit und bezahlter familienbedingter Freistellung (PFL). Informationen finden Sie auf der Seite zur staatlichen Arbeitsunfähigkeitsversicherung (SDI).
Persönliche Einkommensteuer (PIT): Eine vom Arbeitnehmer getragene Steuer, die Arbeitgeber zur Deckung einzelstaatlicher Einkommensteuerpflichten einbehalten. Die Seite zur persönlichen Einkommensteuer (PIT) enthält weitere Erläuterungen.

Folgen von Pflichtverstößen

Verstöße gegen Pflichten bei lohnbezogenen Steuern können im Rahmen einer EDD-Prüfung in Kalifornien zu zusätzlichen Verbindlichkeiten führen. Die Folgen hängen vom Verstoß, der anwendbaren gesetzlichen Vorschrift und möglichen Erleichterungen ab.

Verspätete Erklärungen und Zahlungen: Ein Zuschlag von 15% wegen verspäteter Zahlung kann anfallen, wenn vorgeschriebene Beiträge oder Einbehalte ohne wichtigen Grund nicht rechtzeitig gezahlt werden. Ein gesonderter Zuschlag von 15% kann anfallen, wenn eine vorgeschriebene Erklärung ohne wichtigen Grund nicht innerhalb von 60 Tagen nach ihrem Fälligkeitstag eingereicht wird; dieser Zuschlag erfasst nur Beträge, die bis zum Fälligkeitstag nicht gezahlt wurden. Der Zuschlag je nicht gemeldetem Entgeltposten (WIP) kann $20 pro Posten betragen, wenn die Meldung nicht innerhalb von 15 Tagen nach einer konkreten schriftlichen Aufforderung vorgelegt wird, sofern kein wichtiger Grund vorliegt. Diese Vorschriften haben unterschiedliche Voraussetzungen; gehen Sie nicht davon aus, dass jeder Zuschlag auf jeden offenen Saldo anzuwenden ist.

Unterlassener Steuereinbehalt: Arbeitgeber müssen die von Arbeitnehmern getragenen SDI- und PIT-Beträge einbehalten und abführen, soweit dies vorgeschrieben ist. Verstöße können nach den maßgeblichen Regeln zu Steueranpassungen, einschlägigen Zuschlägen, Zinsen und Durchsetzungsmaßnahmen führen.

Zuschläge wegen Pflichtverstößen oder Betrugs: Zuschläge hängen von der konkreten CUIC-Vorschrift und den Tatsachen ab. Die EDD-Übersicht der Zuschläge unterscheidet Zuschläge wegen Betrugs, verspäteter Zahlung, Meldeverstößen und im Zusammenhang mit der Bestandskraft einer Festsetzung. Prüfen Sie die tatsächliche Festsetzung und die anwendbare Frist; es gibt keinen zusätzlichen Zuschlag von 10%, der automatisch bei jeder Prüfung anfällt.

Persönliche Haftung setzt mehr als eine Beteiligung oder eine Funktionsbezeichnung voraus. Nach Abschnitt 1735 des CUIC kann ein leitendes Organmitglied, bedeutender Anteilseigner oder eine andere mit der Geschäftsführung einer erfassten Kapitalgesellschaft, Vereinigung, haftungsbeschränkten Personengesellschaft oder Gesellschaft mit beschränkter Haftung betraute Person für unbezahlte Beiträge oder Einbehalte, Zuschläge und Zinsen haften, wenn sie die Zahlung bei Eintritt des Zahlungsverzugs vorsätzlich unterlässt. Die Vorschrift verlangt nicht, dass die Gesellschaft zuvor zahlungsunfähig geworden ist. Bundesrechtliche Vorschriften zur persönlichen Haftung erfordern eine gesonderte Prüfung. Unterstützung beim Umgang mit Steuerverbindlichkeiten finden Sie auf unserer Seite zu Steuerrückständen.

Warum das EDD ein Unternehmen zur Prüfung auswählen kann

Das EDD wählt Prüfungen anhand festgelegter Kriterien und eines festgestellten Bedarfs zur Überprüfung der Pflichterfüllung aus. Seine Richtlinien für Steuerprüfungen beschreiben die Auswahl zur Überprüfung sowie Prüfungsaufträge im Zusammenhang mit Leistungen, dem Beschäftigtenstatus, Rückständen und Hinweisen aus der Öffentlichkeit. Ordnungsgemäße Pflichterfüllung garantiert nicht, dass ein Unternehmen nicht ausgewählt wird.

Zu den Auswahlgründen und Unterlagenfragen, die bei einer EDD-Prüfung in Kalifornien relevant sein können, gehören:

Fehlerhafte Einordnung des Beschäftigtenstatus: Die Einordnung als Arbeitnehmer kann bei einer EDD-Prüfung untersucht werden. Wenden Sie die einschlägigen Einordnungsregeln und Ausnahmen auf das tatsächliche Arbeitsverhältnis an; ein Verdacht auf fehlerhafte Einordnung bedeutet nicht, dass jeder Arbeitgeber geprüft wird.
Antrag eines selbstständigen Auftragnehmers auf Arbeitslosengeld: Ein Leistungsantrag eines als selbstständiger Auftragnehmer behandelten Beschäftigten kann Fragen zum Status oder zur Entgeltmeldung aufwerfen. Der Antrag allein beweist weder eine fehlerhafte Einordnung noch führt er zwingend zu einer Prüfung beschäftigungsbezogener Steuern.
Verspätete Erklärungen oder Zahlungen lohnbezogener Steuern: Prüfungsaufträge wegen Rückständen können eine anlassbezogene Prüfung auslösen. Bewahren Sie Nachweise über Erklärungen und Zahlungen auf und kümmern Sie sich um fehlende oder verspätete Meldungen zeitnah.
Schwankungen der Lohnsumme: Bewahren Sie Unterlagen auf, die Änderungen der Lohnsumme erklären, einschließlich Änderungen der Belegschaft und der betrieblichen Tätigkeit, damit die gemeldeten Beträge bei einer Prüfung abgeglichen werden können. Ein Rückgang allein belegt keinen Pflichtverstoß.
Beschwerden von Beschäftigten: Das EDD kann Hinweisen aus der Öffentlichkeit zu Themen wie Beschäftigtenstatus oder nicht gemeldeten Arbeitsentgelten nachgehen. Eine Behauptung belegt nicht, dass ein Verstoß stattgefunden hat.
Hinweise anderer Behörden: Das EDD arbeitet mit anderen einzelstaatlichen und Bundesbehörden zusammen, darunter dem IRS und dem Franchise Tax Board (FTB). Übermittelte Informationen können eine Überprüfung veranlassen; die Untersuchung einer Behörde erfordert aber nicht automatisch eine Prüfung durch eine andere.
Fehler in Arbeitszeitaufzeichnungen oder Abrechnungen: Arbeitszeit- und Entgeltunterlagen sollten die gemeldeten Beträge belegen. Klären Sie Unstimmigkeiten durch Abgleich und berichtigen Sie Meldefehler nach den einschlägigen Verfahren.
Ausgefallene oder verzögerte Lohnzahlungen wegen technischer Probleme: Dokumentieren Sie den Vorgang und ermitteln Sie die geltenden Erklärungs-, Einbehaltungs- und Zahlungspflichten. Ein technisches Problem entschuldigt eine versäumte Steuerfrist nicht automatisch; mögliche Erleichterungen aus wichtigem Grund hängen von der Vorschrift und den Tatsachen ab.

Verifikationsprüfungen und anlassbezogene Prüfungen

Es gibt zwei Hauptarten von EDD-Prüfungen in Kalifornien:

Verifikationsprüfungen: Die Auswahl kann zufällig oder nach anderen festgelegten Kriterien erfolgen, etwa nach Lohnsumme, Beschäftigtenzahl, geografischer Lage, Branche oder Steuerpflicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Solche Prüfungsaufträge beginnen üblicherweise ohne Kenntnis eines konkreten Pflichtverstoßes des Arbeitgebers.
Anlassbezogene Prüfungen: Sie beruhen auf einem festgestellten Bedarf, einen bestimmten Arbeitgeber zu prüfen, häufig aufgrund eines Auftrags zu Leistungen, zum Beschäftigtenstatus oder zu Rückständen. Die Auswahl belegt kein Fehlverhalten; der Prüfer muss die Tatsachen beurteilen.

Die Frage der selbstständigen Auftragnehmertätigkeit

Die Einordnung des Beschäftigtenstatus ist ein Thema, das das EDD bei einer Prüfung beschäftigungsbezogener Steuern untersuchen kann. Ein Leistungsantrag oder ein Antrag zur Statusklärung kann die Behörde auf das Arbeitsverhältnis aufmerksam machen.

Eine als selbstständiger Auftragnehmer behandelte Person kann Leistungen der Arbeitslosenversicherung (UI) beantragen; das EDD muss dann möglicherweise feststellen, ob die Tätigkeit eine erfasste Beschäftigung war. Die Bezeichnung durch den Arbeitgeber und Formulare 1099 legen den rechtlichen Status der Person nicht fest. Ein Antrag kann eine Statusprüfung auslösen, beweist aber nicht automatisch eine fehlerhafte Einordnung und erfordert nicht zwingend eine vollständige Prüfung.

Die kalifornischen und bundesrechtlichen Einordnungsregeln für beschäftigungsbezogene Steuern unterscheiden sich. Prüfen Sie den anwendbaren kalifornischen Test und seine Ausnahmen sowie die IRS-Hinweise zur Statuseinordnung; die Erfüllung der Regel einer Behörde klärt nicht zwingend die Anforderungen der anderen.

Leistungen ab dem 1. Januar 2020: Für kalifornische beschäftigungsbezogene Steuern gilt grundsätzlich der ABC-Test, sofern keine gesetzliche Ausnahme oder andere maßgebliche Regel eingreift. Einige Ausnahmen sehen den mehrere Faktoren berücksichtigenden Borello-Test vor; eine Ausnahme begründet für sich allein keinen Status als selbstständiger Auftragnehmer. Gilt der ABC-Test, muss das beauftragende Unternehmen alle drei nachstehenden Voraussetzungen nachweisen. Siehe die EDD-Hinweise zur Statuseinordnung.
- (A) Die Person unterliegt bei der Ausführung der Arbeit weder vertraglich noch tatsächlich der Kontrolle und Weisung des beauftragenden Unternehmens.
- (B) Die Person führt Arbeiten außerhalb der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit des beauftragenden Unternehmens aus.
- (C) Die Person übt üblicherweise ein eigenständig eingerichtetes Gewerbe, einen Beruf oder eine Geschäftstätigkeit derselben Art aus wie die Arbeit für das beauftragende Unternehmen.
Leistungen vor dem 1. Januar 2020: Bei der EDD-Statuseinordnung für beschäftigungsbezogene Steuern konzentrierte sich die Common-Law-Prüfung im Allgemeinen auf das Recht, die Arbeit zu kontrollieren. Das Recht zur jederzeitigen Entlassung und weitere Faktoren wie Tätigkeit, Qualifikation, Arbeitsmittel, Dauer und Vergütungsart waren relevant. Wenden Sie das für den Leistungszeitraum geltende Recht und etwaige gesetzliche Regeln zum Beschäftigtenstatus an; die Common-Law-/Borello-Prüfung bleibt relevant, wenn eine aktuelle gesetzliche Ausnahme sie verlangt.
Sonderfälle: Gesetzliche Regeln zum Beschäftigtenstatus können unabhängig von den üblichen Tests gelten. Nach Abschnitt 621.5 des CUIC ist beispielsweise eine Person, die Leistungen erbringt, für die eine Unternehmerlizenz erforderlich ist, ohne über die erforderliche gültige Lizenz zu verfügen, Arbeitnehmer des lizenzierten oder nicht lizenzierten Unternehmers, der sie für diese Leistungen beauftragt hat. Die Regel macht nicht jeden Dienstleister ohne Lizenz zum Arbeitnehmer.

Die Einordnung hängt vom tatsächlichen Verhältnis und der maßgeblichen Regel ab. Fehler können bei einer EDD-Prüfung zu zusätzlichen Steuern, einschlägigen Zuschlägen und Zinsen führen. Weiterführende Erläuterungen finden Sie unter California Gold Teil 1 Samuel Landis (Englisch).

Der Ablauf einer EDD-Prüfung von Anfang bis Ende

Wenn Sie den Ablauf einer EDD-Prüfung in Kalifornien verstehen, kann sich Ihr Unternehmen besser vorbereiten. Die einzelnen Schritte hängen von den Feststellungen und der Art des Bescheids ab; nicht jede Prüfung führt zu einer Nachforderung oder einem Rechtsbehelf.

Eine EDD-Prüfung kann folgende Schritte umfassen:

Erhalt der Prüfungsankündigung
Eröffnungsgespräch
Prüfung der Unterlagen
Anforderungen zur Klärung offener Fragen
Abschlussgespräch
Ankündigung einer beabsichtigten Festsetzung (PNA)
Festsetzungsbescheid (NA)
Rechtsbehelfsverfahren

EDD-Prüfungen umfassen in der Regel einen Zeitraum von drei Jahren (12 Quartale). Der Prüfer kann das zuletzt abgeschlossene Kalenderjahr als Testjahr verwenden. Die Untersuchung kann sich gegebenenfalls auf weitere Zeiträume erstrecken; die gesetzliche Festsetzungsfrist hängt von den bisherigen Erklärungen, anwendbaren Ausnahmen und etwaigen wirksamen Verlängerungen ab, nicht allein vom ursprünglichen Testjahr.

Erhalt der Ankündigung und Eröffnungsgespräch

Prüfen Sie die Prüfungsankündigung und eine etwaige erste Unterlagenanforderung zeitnah. Bestätigen Sie mit dem Prüfer oder Ihrem bevollmächtigten Vertreter die zu prüfenden Zeiträume und Themen, die angeforderten Unterlagen und die Modalitäten Ihrer Antwort.

Das Eröffnungsgespräch:
Der Prüfer erläutert den Ablauf, sammelt Informationen über das Unternehmen und beantwortet Fragen. Klären Sie den Umfang und machen Sie zutreffende Angaben, statt zu raten. Sie können sich selbst vertreten oder eine bevollmächtigte Vertretung organisieren, etwa durch einen Rechtsanwalt, einen beim IRS zugelassenen Steuervertreter oder einen Buchhaltungsfachmann. Ziehen Sie zeitnah rechtlichen Rat in Betracht, wenn die Tatsachen mögliche strafrechtliche Risiken oder komplexe Rechtsfragen aufwerfen.

Unterlagen, die Sie vorlegen müssen

Geordnete Unterlagen helfen Ihnen, auf eine EDD-Prüfung zu reagieren. Das EDD verlangt, dass korrekte Aufzeichnungen zur Einsicht bereitstehen. Welche Unterlagen angefordert werden, hängt vom Unternehmen und vom Prüfungsumfang ab; dazu können gehören:

Nachweise über die Unternehmensinhaberschaft: Kommunale Gewerbeerlaubnis, CDTFA-Nummer und andere erforderliche Betriebsgenehmigungen.
Finanzunterlagen: Hauptbücher, Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Bilanzen.
Kontoauszüge und eingelöste Schecks: Diese helfen, geleistete und empfangene Zahlungen zu überprüfen.
Aufzeichnungen über Barzahlungen: Sämtliche Nachweise über Barauszahlungen.
Formulare 1099, W-2 und Lohnmeldungen:
- Formulare 1099 (für selbstständige Auftragnehmer) und W-2/W-4 (für Arbeitnehmer).
- Bundessteuererklärungen (Formulare 941, 940).
- Einzelstaatliche Steuererklärungen (DE 9, DE 9C, DE 9ADJ, DE 678, DE 4).

Der EDD-Leitfaden für Arbeitgeber verlangt, Lohnunterlagen mindestens vier Jahre aufzubewahren. Geht ein Unternehmen davon aus, kein erfasster Arbeitgeber zu sein oder dass seine Beschäftigten ausgenommen sind, muss es Aufzeichnungen über Zahlungen an Dienstleister mindestens acht Jahre aufbewahren. Andere Anforderungen oder ungelöste Streitigkeiten können eine längere Aufbewahrung erfordern. Beispiele für Prüfungsunterlagen finden Sie im EDD-Informationsblatt zu Prüfungen beschäftigungsbezogener Steuern.

Von der Festsetzung zum Rechtsbehelf: Das Ergebnis verstehen

Nach der Durchsicht der Unterlagen erläutert der Prüfer seine Feststellungen. Eine EDD-Prüfung in Kalifornien kann ohne Änderung enden, eine Überzahlung oder Unterzahlung ergeben oder zu Anpassungen in beide Richtungen führen.

Ankündigung einer beabsichtigten Festsetzung (PNA):
Schlägt der Prüfer eine zusätzliche Festsetzung vor, erläutert die PNA die vorgesehenen Steuern, Zuschläge und Zinsen. Gleichen Sie den Vorschlag mit Ihren Unterlagen ab, antworten Sie bis zum angegebenen Termin und besprechen Sie Einwände mit dem Prüfer oder einem geeigneten Berater. Eine Besprechung vor der Festsetzung kann helfen, strittige Fragen zu klären.

Einwände gegen Feststellungen und Rechtsbehelfsverfahren:
Eine PNA ermöglicht eine Stellungnahme und gegebenenfalls eine Besprechung vor der Festsetzung; sie ist nicht der förmliche Bescheid, der die Frist für einen Antrag auf erneute Prüfung der Festsetzung auslöst. Nach einem gewöhnlichen Festsetzungsbescheid (NA) ist der Antrag grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen nach Zustellung einzureichen, vorbehaltlich anwendbarer Fristverlängerungen bei Postzustellung und Ausnahmen aus wichtigem Grund. Nach Abschnitt 1222 des CUIC kann ein Verwaltungsrichter aus wichtigem Grund weitere 30 Tage gewähren. Für Festsetzungen bei gefährdeter Einziehung gilt eine kürzere Frist. Beachten Sie den tatsächlich erhaltenen Bescheid und die Einreichungshinweise; ein informelles Gespräch verlängert die Frist für sich genommen nicht. In einer Anhörung können Sie Beweise vorlegen. Siehe die Charta der Arbeitgeberrechte und die Hinweise zur Antragstellung.

Über die Lohnabrechnung hinaus: Leistungsprüfungen und Rechenschaftspflicht der Behörde

Neben Prüfungen lohnbezogener Steuern führt das EDD Leistungsprüfungen durch, um die Integrität des einzelstaatlichen Arbeitslosenversicherungssystems zu wahren.

Leistungsprüfungen helfen, den Anspruch auf Zahlungen der Arbeitslosenversicherung (UI) festzustellen, unberechtigte Belastungen der Arbeitgeberkonten zu verringern und den UI-Treuhandfonds zu schützen. Ein Beispiel ist die bundesrechtlich vorgeschriebene Leistungsprüfung bei Neueinstellungen, die Leistungsunterlagen mit Informationen über neue Beschäftigungsverhältnisse abgleicht. Eine Prüfungsanfrage belegt für sich genommen nicht, dass ein Beschäftigter unrechtmäßig gehandelt hat.

Bei einer Leistungsprüfung kann das EDD einem Arbeitgeber das Formular DE 1296B (Leistungsprüfung) zusenden. Befolgen Sie die Formularhinweise und antworten Sie grundsätzlich innerhalb von 10 Geschäftstagen. Das EDD weist ausdrücklich darauf hin, dieses Formular nicht zurückzusenden, wenn die Person in keiner der aufgeführten Wochen Arbeitsentgelt erzielt hat. Diese Ausnahme gilt nicht für jedes Leistungsprüfungsformular: Bei der Leistungsprüfung für Neueinstellungen ist eine unterschriebene Antwort auch dann erforderlich, wenn in sämtlichen aufgeführten Wochen kein Arbeitsentgelt erzielt wurde. Ist eine Antwort erforderlich, geben Sie das angeforderte Bruttoentgelt, Informationen zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses und Einzelheiten zu versäumter oder abgelehnter Arbeit an.

Melden Sie Arbeitsentgelte bei Leistungsprüfungen entsprechend den Anweisungen für die jeweilige Zahlung. Gewöhnliches Arbeitsentgelt wird brutto für die Woche gemeldet, in der es verdient wurde, nicht für die Zahlungswoche; eine Nachtschicht, die sich über zwei Kalenderwochen erstreckt, muss auf diese Wochen aufgeteilt werden. Provisionen, deren Höhe bei Erbringung der Leistungen bekannt war, werden grundsätzlich für den Zeitraum gemeldet, in dem sie verdient wurden; war der Betrag damals nicht bekannt, melden Sie sie bei Auszahlung. Für Boni und andere Zahlungen gelten eigene Zuordnungshinweise. Siehe Ausfüllen von Leistungsprüfungsformularen.

Prüfungsempfehlungen für das EDD selbst und Fortschritte bei der Umsetzung

Auch das EDD selbst wird geprüft, um seine Abläufe zu verbessern, insbesondere bei der Leistungsgewährung und Betrugsprävention.

Die Berichte des kalifornischen Staatsrechnungshofs aus dem Jahr 2021 untersuchten Probleme bei der Leistungsgewährung und Betrugsprävention des EDD, einschließlich seiner Verfahren und Systeme. Siehe den Bericht zur Leistungsgewährung und die Fortschrittsseite des EDD. Letztere beschreibt die von der Behörde selbst berichtete Reaktion auf die Empfehlungen; sie garantiert kein bestimmtes Ergebnis für einen einzelnen Antrag oder eine einzelne Prüfung.

Ein gesonderter im Dezember 2025 veröffentlichter Bericht des Staatsrechnungshofs stellte fest, dass im Zeitraum von November 2020 bis April 2025 insgesamt mehr als $4.6 Millionen an monatlichen Servicegebühren für über 6.200 ungenutzte Mobilgeräte angefallen waren. Diese historische Feststellung zur Behördenverwaltung bestimmt nicht die lohnbezogenen Steuerpflichten eines Arbeitgebers und entschuldigt keine versäumte Antwortfrist.

Häufige Fragen zur EDD-Prüfung in Kalifornien

Hier finden Sie Antworten auf häufige Fragen zu einer EDD-Prüfung in Kalifornien.

Wie weit kann das EDD bei einer Unternehmensprüfung zurückgehen?

EDD-Prüfungen umfassen in der Regel den Dreijahreszeitraum der 12 zuletzt abgeschlossenen Kalenderquartale, wobei häufig das zuletzt abgeschlossene Kalenderjahr als Testjahr dient. Längere Zeiträume können gelten, etwa wenn Erklärungen nicht eingereicht wurden, eine unzureichende Erklärung verspätet abgegeben wurde, Betrug oder Umgehungsabsicht vorliegt oder eine wirksame Verlängerung gilt. Prüfungsumfang und gesetzliche Festsetzungsfristen sind voneinander zu unterscheiden. Bewahren Sie Lohnunterlagen mindestens vier Jahre auf; Unternehmen, die geltend machen, keine erfassten Arbeitgeber zu sein oder dass ihre Beschäftigten ausgenommen sind, müssen Aufzeichnungen über Zahlungen an Dienstleister mindestens acht Jahre aufbewahren. Bewahren Sie Unterlagen länger auf, wenn eine andere Anforderung oder eine ungeklärte Angelegenheit dies erfordert.

Welche Zuschläge und damit verbundenen Verbindlichkeiten können bei einer EDD-Prüfung entstehen?

Je nach Sachverhalt und maßgeblicher Vorschrift kann eine EDD-Prüfung Zuschläge und damit verbundene Verbindlichkeiten umfassen, etwa:

Zuschlag wegen Nichtzahlung von Steuern: Nach der anwendbaren Vorschrift über verspätete Zahlungen kann bei ohne wichtigen Grund verspätet gezahlten Beiträgen oder Einbehalten ein Zuschlag von 15 Prozent anfallen. Für festsetzungsbezogene Zuschläge gelten gesonderte Voraussetzungen.
Zuschlag wegen unterlassener Abgabe einer Erklärung: Ein Zuschlag von 15 Prozent kann anfallen, wenn eine vorgeschriebene Erklärung ohne wichtigen Grund nicht innerhalb von 60 Tagen nach ihrem Fälligkeitstag eingereicht wird. Diese Vorschrift erfasst nur Beträge, die bis zum Fälligkeitstag nicht gezahlt wurden.
Zuschlag je nicht gemeldetem Entgeltposten (WIP): Für jeden nicht gemeldeten Entgeltposten kann ein Zuschlag von $20 anfallen, wenn die vorgeschriebene Meldung nicht innerhalb von 15 Tagen nach einer konkreten schriftlichen Aufforderung eingereicht wird, sofern kein wichtiger Grund vorliegt.
Zinsen auf Unterzahlungen: Auf unbezahlte Steuern können nach den anwendbaren gesetzlichen Zeitregeln Zinsen anfallen. Gehen Sie nicht davon aus, dass jeder Zuschlag ab dem ursprünglichen Fälligkeitstag der Steuer verzinst wird. Ein Antrag auf erneute Prüfung der Festsetzung setzt die Verzinsung eines festgesetzten offenen Betrags für sich genommen nicht aus.
Betrugszuschlag: Nichtstrafrechtliche Betrugszuschläge haben bestimmte gesetzliche Voraussetzungen und können über gewöhnlichen Zuschlägen wegen verspäteter Zahlung oder Erklärung liegen. Strafrechtliche Verantwortlichkeit erfordert eine gesonderte rechtliche und tatsächliche Prüfung; eine nichtstrafrechtliche Anpassung belegt nicht automatisch eine Straftat.
Persönliche Haftung verantwortlicher Personen: Nach Abschnitt 1735 des CUIC können erfasste Personen, die mit der Geschäftsführung einer Gesellschaft betraut sind und Beiträge oder Einbehalte bei Zahlungsverzug vorsätzlich nicht zahlen, persönlich für unbezahlte Beträge, Zuschläge und Zinsen haften. Eine Beteiligung oder eine Organstellung allein genügt nicht.

Wie hängt eine EDD-Prüfung mit dem IRS zusammen?

Informationen aus EDD-Prüfungen werden dem IRS zur Verfügung gestellt, der sie zur Prüfung bundesrechtlicher beschäftigungsbezogener Steuern verwenden kann. Eine einzelstaatliche Prüfung führt nicht automatisch zu einer bundesrechtlichen Festsetzung, und die kalifornischen Einordnungsregeln unterscheiden sich von den Bundesregeln. Prüfen Sie jeden Bescheid einer Bundesbehörde gesondert und wahren Sie die jeweiligen Antwort- und Rechtsbehelfsfristen. Weiterführende Unterstützung finden Sie unter Vertretung bei IRS-Prüfungen.

Vorbereitung auf Pflichten und Prüfungen des kalifornischen EDD

Eine korrekte Statuseinordnung, rechtzeitige Meldungen und geordnete Unterlagen helfen einem Unternehmen, seine Pflichten zu erfüllen und auf eine EDD-Prüfung in Kalifornien zu reagieren. Diese Maßnahmen garantieren nicht, dass eine Prüfung oder Anpassung ausbleibt.

Wichtige Schritte zur Erfüllung der EDD-Pflichten und Vorbereitung auf eine Prüfung sind:

Pflichten verstehen: Kennen Sie die vier lohnbezogenen EDD-Steuern (UI, ETT, SDI, PIT) und wissen Sie, wer sie trägt.
Beschäftigte korrekt einordnen: Wenden Sie den kalifornischen Test an, der für die Leistungen maßgeblich ist, einschließlich des ABC-Tests, soweit einschlägig, gesetzlicher Ausnahmen, alternativer Tests und gesetzlicher Regeln zum Beschäftigtenstatus.
Korrekte Unterlagen führen: Bewahren Sie Lohnunterlagen mindestens vier Jahre auf. Machen Sie geltend, dass das Unternehmen kein erfasster Arbeitgeber ist oder die Beschäftigten ausgenommen sind, bewahren Sie Aufzeichnungen über Zahlungen an Dienstleister mindestens acht Jahre auf. Bewahren Sie Unterlagen länger auf, wenn eine andere Anforderung oder ein ungelöster Streit dies erfordert.
Rechtzeitig erklären und zahlen: Fristgerechte Erklärungen und Zahlungen helfen, vermeidbare Verspätungszuschläge zu verhindern; sie garantieren nicht, dass keine Prüfung stattfindet.
Auf Leistungsprüfungen vorbereiten: Machen Sie sich damit vertraut, Arbeitsentgelte auf Leistungsprüfungsformularen korrekt anzugeben.
Prüfungsablauf kennen: Wer die Schritte von der Ankündigung bis zum Rechtsbehelf versteht, kann Stress reduzieren und besser reagieren.
Pflichtverstöße beheben: Prüfen Sie festgestellte Fehler und berichtigen Sie sie nach den anwendbaren Verfahren. Steuern, Zuschläge, Zinsen und eine etwaige persönliche Haftung hängen von den maßgeblichen Vorschriften und den Tatsachen ab.
Verfügbare Hilfen nutzen: Das EDD stellt Informationsblätter bereit und verfügt über eine Steuerzahler-Ombudsstelle, die bei ungelösten Fragen unterstützt, sofern die Voraussetzungen für ihre Hilfe vorliegen. Behalten Sie während der Suche nach Unterstützung die Bescheidfristen im Blick.

EDD-Prüfung in Kalifornien: Prüfen Sie die einschlägigen Mitteilungen und Bescheide, die bisherigen Steuererklärungen, Unterlagen und Fristen, bevor Sie Ihre Reaktion festlegen. Beurteilen Sie professionelle Unterstützung anhand der Tatsachen, des anwendbaren Rechts und des vereinbarten Vertretungsumfangs. Weiterführende Informationen: Hilfe bei der Lösung kalifornischer Steuerangelegenheiten erhalten.