Auditorías del Crédito por Retención de Empleados: nuevas reglas, viejos problemas

El panorama cambiante del Crédito por Retención de Empleados

El IRS sigue revisando las solicitudes del Crédito por Retención de Empleados (ERC), mediante auditorías y el examen de respuestas a denegaciones, entre otros procedimientos. La elegibilidad depende del empleador, los salarios y el trimestre correspondientes. El IRS advirtió sobre la promoción agresiva del ERC en su lista Docena Sucia de 2023. Una moratoria histórica de procesamiento no debe confundirse con las reglas actuales sobre solicitudes pendientes, elegibilidad o plazos de presentación.

Datos clave sobre las auditorías del ERC:

• Plazo ampliado para determinar impuestos: Para los importes atribuibles a solicitudes del ERC conforme a la sección 3134 correspondientes a Q3/Q4 de 2021, el plazo de determinación no puede vencer antes de seis años desde la última de estas fechas: presentación de la declaración original, fecha en que se considera presentada o presentación de la solicitud de crédito o reembolso.
• Sanción por solicitud errónea: La sección 6676 impone generalmente el 20% del importe excesivo de una solicitud de reembolso o crédito, sujeto a causa razonable y reglas de coordinación; su aplicación a impuestos sobre el empleo abarca solicitudes presentadas después del 4 de julio de 2025. No se acumula sobre una parte denegada ya sujeta a una sanción por inexactitud o fraude.
• Fecha límite para Q3/Q4 de 2021: Tras la promulgación del 4 de julio de 2025, no pueden reconocerse ni reembolsarse créditos de la sección 3134 salvo que la solicitud se haya presentado a más tardar el 31 de enero de 2024.
• Examen intenso: El IRS está poniendo el foco en solicitudes procedentes de promotores agresivos.
• Opciones de corrección: Los plazos para solicitar la divulgación voluntaria del ERC han cerrado. Los empleadores elegibles pueden solicitar retirar una reclamación completa no pagada o pagada mediante un cheque de reembolso no cobrado ni depositado.

Muchas empresas solicitaron el crédito de buena fe, para descubrir después que quizá no cumplían sus estrictos requisitos de elegibilidad. Una solicitud indebida del ERC puede provocar obligaciones de reintegro, sanciones, intereses y años de escrutinio del IRS.

Auditorías del ERC: Revise los avisos pertinentes, el historial de presentación, los documentos y los plazos antes de elegir una respuesta. Evalúe la asistencia profesional según los hechos, la legislación aplicable y el alcance acordado de la representación.

La One Big Beautiful Bill Act (OBBBA): lo que deben saber los empleadores

La One Big Beautiful Bill Act (OBBBA), promulgada el 4 de julio de 2025 como Ley Pública 119-21, modificó las restricciones sobre solicitudes del ERC, los plazos de determinación y ciertas sanciones. Importan la disposición concreta y su fecha de vigencia; no todos los cambios se aplican a todos los trimestres o solicitudes del ERC.

Cambios principales del ERC bajo la OBBBA

La OBBBA dispone que, después de su promulgación, no podrá reconocerse ni efectuarse ningún crédito o reembolso conforme a la sección 3134 para Q3/Q4 de 2021 salvo que la solicitud se haya presentado a más tardar el 31 de enero de 2024. Revise el registro de presentación y cualquier determinación del IRS; esta fecha límite no demuestra que una solicitud puntual cumpla los demás requisitos.

Esta regla es específica:

• Las solicitudes para Q3/Q4 de 2021 presentadas a más tardar el 31 de enero de 2024 no quedan excluidas por esta fecha límite concreta, pero siguen sujetas a las reglas de elegibilidad y demás normas aplicables.
• Las solicitudes para 2020 o Q1/Q2 de 2021 quedan fuera de esta fecha límite específica de la sección 3134; siguen aplicándose sus propias reglas de elegibilidad y prescripción.

Aunque este cambio es limitado, la repercusión de la OBBBA en auditorías y sanciones es amplia y refleja una mayor preocupación por el fraude fiscal (Inglés).

Nuevos plazos de prescripción y sanciones

Para las solicitudes de la sección 3134 correspondientes a Q3/Q4 de 2021, el plazo de determinación ahora no puede vencer antes de seis años desde la última de estas fechas: presentación de la declaración original, fecha en que se considera presentada según la sección 6501(b)(2) o presentación de la solicitud de crédito o reembolso. La regla anterior de la sección 3134 utilizaba cinco años desde la posterior de las primeras dos fechas, no un plazo uniforme de tres años. La modificación se aplica a determinaciones efectuadas después del 4 de julio de 2025; también pueden importar otras excepciones o prórrogas.

La sección 6676 ahora alcanza las solicitudes de reembolso o crédito de impuestos sobre el empleo presentadas después del 4 de julio de 2025. Su sanción del 20% se calcula generalmente sobre el importe solicitado en exceso, aunque no se haya pagado ningún reembolso. Se aplican la causa razonable y las reglas legales de coordinación, incluida la exclusión de una parte denegada sujeta a sanciones por inexactitud o fraude. Consulte la orientación general del IRS sobre solicitudes falsas.

Así se comparan las reglas:

La nueva sanción por diligencia debida de promotores es de $1,000 por cada incumplimiento por un promotor COVID-ERTC definido legalmente de los requisitos prescritos para la asistencia comprendida en la norma prestada después del 4 de julio de 2025. La definición utiliza criterios específicos de honorarios e ingresos brutos e incluye una excepción para organizaciones profesionales de empleadores certificadas. No clasifica automáticamente a todos los asesores como promotores.

¿Está en riesgo? Elegibilidad del ERC y señales de alerta habituales

Comprender las reglas básicas de elegibilidad del ERC es el primer paso para evaluar el riesgo de auditoría. El IRS se centra en solicitudes que no cumplen sus criterios específicos, que los promotores agresivos frecuentemente pasaron por alto.

Requisitos básicos de elegibilidad: 2020 frente a 2021

Para 2020 y los primeros tres trimestres de 2021, los principales criterios de elegibilidad se referían a una suspensión por orden gubernamental o una disminución admisible de ingresos brutos. Las empresas emergentes de recuperación tenían reglas separadas para Q3/Q4 de 2021; únicamente ellas siguieron siendo elegibles para Q4 de 2021. Aplique las reglas del trimestre concreto:

1. Suspensión total o parcial de operaciones: Una orden gubernamental por COVID-19 debía haber causado la suspensión pertinente. Para una suspensión parcial, la parte afectada o la modificación operativa debe satisfacer las reglas aplicables de efecto superior al nominal. El criterio de puerto seguro del 10% para una parte suspendida utiliza la proporción de ingresos brutos u horas de servicio de los empleados correspondiente a esa parte en el mismo trimestre de 2019; las modificaciones operativas tienen un criterio de efecto separado. Las recomendaciones, los cierres voluntarios y una pérdida general del 10% de ingresos no establecen por sí solos la elegibilidad.

2. Disminución significativa de ingresos brutos: El umbral de elegibilidad cambió según el año.

   • Para 2020: El período de disminución significativa generalmente comenzaba con un trimestre cuyos ingresos brutos eran inferiores al 50% de los del mismo trimestre de 2019; la elegibilidad según este criterio cesaba en el trimestre posterior a aquel en que los ingresos superaban por primera vez el 80% de los del trimestre comparable de 2019. Las reglas especiales y de agregación pueden afectar la comparación.
   • Para 2021: Durante los primeros tres trimestres, los ingresos brutos generalmente debían ser inferiores al 80% de los del mismo trimestre de 2019. Una elección de trimestre alternativo permite utilizar el trimestre inmediatamente anterior; se aplican reglas especiales de comparación a los empleadores que no existían en 2019.

Una empresa emergente de recuperación debe haber comenzado a ejercer una actividad comercial o empresarial después del 15 de febrero de 2020 y satisfacer el límite de ingresos brutos anuales medios de $1 millón o menos para el período pertinente de los 3 años fiscales anteriores, con reglas especiales para períodos más cortos y agregación. La categoría se aplicaba en Q3/Q4 de 2021, con un límite de crédito de $50,000 por trimestre. Para Q3, también exigía no reunir de otro modo los requisitos de suspensión o ingresos; la elegibilidad para Q4 estaba limitada a empresas emergentes de recuperación.

Los salarios calificados incluyen salarios elegibles y gastos de planes de salud imputables, sujetos a exclusiones y reglas de coordinación. El límite salarial era de $10,000 por empleado para todo 2020 y de $10,000 por empleado por cada trimestre elegible de 2021. La condición de gran empleador generalmente utiliza el número medio de empleados a tiempo completo en 2019: más de 100 para 2020 y más de 500 para 2021, con reglas de agregación y especiales para empleadores más recientes. Los grandes empleadores generalmente cuentan los salarios pagados por tiempo en que los empleados no prestaron servicios; en Q3 de 2021 se aplicó una regla separada para empleadores con graves dificultades financieras. También pueden importar las exclusiones de personas vinculadas. Para orientarse, consulte las directrices más recientes del IRS.

Interacción con el PPP y otros programas de ayuda

Los mismos salarios no pueden respaldar tanto el ERC como la condonación de préstamos del Programa de Protección de Cheques de Pago (PPP). Conserve documentos que demuestren la asignación. Para los créditos de la sección 3134 correspondientes a Q3/Q4 de 2021, la coordinación también excluye los costos de nómina considerados para subvenciones a operadores de locales cerrados o subvenciones de revitalización de restaurantes; pueden aplicarse otras reglas de coordinación de créditos. Consulte la información de la SBA sobre el Programa de Protección de Cheques de Pago.

Señales de una solicitud no elegible o una estafa

El IRS ha advertido sobre tácticas engañosas de «fábricas de créditos». Sea cauteloso si encontró alguna de estas señales:

• Contacto no solicitado: Llamadas, correos electrónicos o anuncios comerciales agresivos que prometen enormes reembolsos.
• Elegibilidad garantizada: Afirmaciones de que reúne los requisitos sin una revisión detallada de sus órdenes gubernamentales, ingresos brutos y operaciones.
• Honorarios contingentes: Los honorarios basados en un porcentaje del reembolso son una señal de alerta del IRS. El acuerdo de honorarios por sí solo no prueba que una solicitud sea inválida, pero justifica revisarla cuidadosamente.
• Ausencia de solicitud de documentos: El promotor preparó su solicitud sin pedir documentación de respaldo completa.
• Afirmaciones sobre la cadena de suministro: Le dijeron que reunía los requisitos únicamente por interrupciones de la cadena de suministro, lo cual, según el IRS, no basta por sí solo.
• Tácticas de presión: Le presionaron para firmar y presentar inmediatamente mediante advertencias sobre plazos falsos.

Estas tácticas son habituales en diversas estafas fiscales, incluidas las relacionadas con créditos de energía limpia. Si le resultan conocidas, es momento de revisar su solicitud del ERC. Puede obtener más información para protegerse de estos esquemas consultando cómo prevenir las estafas con créditos fiscales de energía limpia.

Cómo afrontar el proceso de auditoría del ERC del IRS

Si le seleccionan para una auditoría del ERC, organice pruebas que respalden la elegibilidad y el importe solicitado. La justificación es importante, pero las cargas probatorias y los procedimientos aplicables dependen de la cuestión; un expediente incompleto no demuestra por sí solo fraude.

Cómo prepararse para auditorías del ERC: lista de documentos

Lea el aviso de auditoría y cualquier solicitud de información y documentos (IDR), anote el plazo de respuesta e identifique los documentos pertinentes para las cuestiones señaladas. Entre los documentos de respaldo habituales figuran:

• Registros de nómina: Registros detallados y formularios W-2 y 941 que muestran los salarios pagados por empleado y período de pago.
• Cálculos de ingresos brutos: Estados financieros y comparaciones claras trimestre por trimestre con su referencia de 2019.
• Órdenes gubernamentales: Copias de las órdenes federales, estatales o locales específicas que suspendieron sus operaciones.
• Documentos de condonación del préstamo PPP: Su solicitud y anexos de respaldo que muestran cómo asignó los salarios para evitar un «doble beneficio».
• Gastos del plan de salud: Documentación de los costos incluidos en el cálculo de sus salarios calificados.
• Número de empleados a tiempo completo: Registros que respaldan el número medio de empleados a tiempo completo en 2019, la agregación y cualquier regla aplicable a un empleador más reciente.
• Correspondencia con el promotor: Toda comunicación con asesores que le ayudaron a presentar la solicitud.

Revise los avisos pertinentes, el historial de presentación, los documentos y los plazos antes de elegir una respuesta. Evalúe la asistencia profesional según los hechos, la legislación aplicable y el alcance acordado de la representación. Recursos relacionados: estrategias de defensa ante auditorías del IRS (Inglés).

Qué esperar durante la auditoría

Las etapas y el ritmo de una auditoría del ERC dependen del examen. Entre las posibles etapas figuran:

1. Carta de notificación: El IRS enviará una carta indicando los períodos fiscales examinados. No ignore el plazo de respuesta.
2. Solicitud de información y documentos (IDR): El examinador puede solicitar registros que respalden las cuestiones bajo revisión. Compruebe la solicitud concreta y el plazo de respuesta.
3. Entrevista: Un examinador puede preguntar sobre las operaciones empresariales, el fundamento de la elegibilidad y el cálculo del crédito.
4. Revisión documental: El agente comparará su Formulario 941-X con los documentos que proporcione, comprobará sus cálculos y verificará la elegibilidad.

Conserve los documentos que respaldan el crédito solicitado y responda con exactitud a preguntas o discrepancias. La carga de la prueba aplicable varía según la cuestión, incluidas reglas especiales para el fraude; no suponga que toda solicitud controvertida es fraudulenta. Para una visión general, consulte qué es una auditoría (Inglés).

Posibles sanciones y resultados de las auditorías del ERC

Un resultado desfavorable de auditoría implica más que devolver el dinero. Las posibles consecuencias incluyen:

• Denegación o reintegro del crédito: Una solicitud indebida no pagada puede denegarse; un crédito ya recibido puede tener que reintegrarse, según la determinación y las vías de revisión disponibles.
• Intereses: Pueden aplicarse intereses conforme a las reglas fiscales y sancionadoras pertinentes. Su fecha inicial y cuantía dependen del tipo de determinación y las circunstancias; no empiezan universalmente en la fecha del reembolso.
• Sanción del 20% por solicitud errónea: La sanción por solicitud errónea de la sección 6676 es distinta de la sanción por inexactitud de la sección 6662. La modificación de 2025 amplió la sección 6676 a solicitudes de impuestos sobre el empleo presentadas después del 4 de julio de 2025. Generalmente utiliza el 20% del importe solicitado en exceso, sujeto a causa razonable y reglas legales de coordinación.
• Sanción civil por fraude: La sección 6663 impone el 75% de la parte de un pago insuficiente atribuible al fraude, con sujeción a sus reglas de prueba y asignación. Un error o un crédito denegado por sí solo no demuestra fraude.
• Riesgo penal: Las solicitudes deliberadamente fraudulentas pueden dar lugar a investigación o enjuiciamiento penal. Retirar una solicitud no otorga inmunidad por conducta fraudulenta.

Revise la determinación, los plazos y las opciones disponibles de impugnación o pago. La elegibilidad para un acuerdo de pago u otra ayuda depende de los hechos. Nuestra guía sobre qué hacer si debe dinero al IRS pero no puede pagar (Inglés) analiza posibles enfoques.

Corregir una solicitud indebida del ERC: sus opciones

Si una solicitud del ERC puede ser incorrecta, revise su estado, el trimestre aplicable, el historial de pago y cualquier aviso del IRS antes de elegir una corrección. Los plazos de divulgación voluntaria del ERC están cerrados; la retirada solo está disponible si se cumplen sus requisitos. Una corrección no elimina automáticamente todas las consecuencias de impuestos, intereses o sanciones.

El Programa de Divulgación Voluntaria del IRS (VDP)

El IRS introdujo un Programa de Divulgación Voluntaria (VDP) para el ERC. Los plazos de solicitud de estos programas (Anuncio 2024-3 y Anuncio 2024-30) ya han cerrado. Estos programas permitían a los empleadores presentarse voluntariamente y resolver sus obligaciones antes de una auditoría.

Revise los avisos pertinentes, el historial de presentación, los documentos y los plazos antes de elegir una respuesta. Evalúe la asistencia profesional según los hechos, la legislación aplicable y el alcance acordado de la representación. Recursos relacionados: comprender las opciones de alivio de deudas fiscales (Inglés).

Retirar una solicitud del ERC no procesada

El proceso de retirada de solicitudes del ERC puede estar disponible para una solicitud completa no pagada o pagada mediante un cheque de reembolso no cobrado ni depositado. La petición solo surte efecto cuando usted recibe la carta de aceptación del IRS. Una retirada aceptada se trata como si la solicitud no se hubiera presentado, sin intereses ni sanciones sobre esa solicitud retirada, pero no protege la conducta fraudulenta frente a investigación o enjuiciamiento.

El proceso de retirada exige todas las condiciones siguientes:

• Usted solicitó el ERC en una declaración ajustada de impuestos sobre el empleo, como el Formulario 941-X, y esa declaración no realizó ningún ajuste distinto de la solicitud del ERC.
• Desea retirar el importe completo del ERC para un período específico.
• El IRS aún no ha pagado su solicitud, O usted recibió un cheque de reembolso pero no lo ha cobrado ni depositado.

Siga el procedimiento del IRS para sus circunstancias. Si está bajo auditoría, envíe la petición al examinador asignado o siga el aviso de auditoría. Para un cheque no cobrado, siga las instrucciones de anulación y envío postal. Un cheque ya cobrado o depositado queda fuera de este proceso de retirada; corregir una solicitud puede exigir, en cambio, la declaración ajustada de impuestos sobre el empleo correspondiente y el reintegro. Las correcciones parciales o las declaraciones con otros ajustes también requieren un procedimiento diferente. Lectura relacionada: resolver impuestos atrasados (Inglés).

Preguntas frecuentes sobre auditorías del ERC

¿Cómo afecta solicitar el ERC a la declaración del impuesto sobre la renta de mi empresa?

El ERC generalmente reduce la deducción por salarios calificados en el año en que se pagaron o devengaron. Las directrices del IRS permiten ciertas correcciones sin modificar siempre ese año: si un contribuyente recibió el ERC en un año posterior sin haber reducido previamente el gasto salarial, generalmente puede incluir la deducción excesiva en los ingresos brutos del año en que recibió el crédito. Los salarios capitalizados pueden recibir un tratamiento diferente. Si un crédito se deniega definitivamente después de reducir el gasto salarial, el IRS permite incrementar dicho gasto en el año de la denegación definitiva; en su lugar, puede ser apropiada una declaración modificada, una solicitud de ajuste administrativo o una solicitud preventiva de reembolso para preservar derechos. La regla especial de prescripción de la OBBBA se refiere a un pago excesivo relacionado con la deducción salarial cuando se efectúa una determinación del crédito de la sección 3134; no es una prórroga general de seis años para modificar todas las declaraciones del impuesto sobre la renta.

¿Qué documentación respalda una solicitud del ERC y durante cuánto tiempo debe conservarse?

En las auditorías del ERC, la documentación es fundamental. Debe conservar registros que acrediten la elegibilidad y el cálculo del crédito. Los documentos clave incluyen:

• Registros detallados de nómina.
• Pruebas de la disminución de ingresos brutos: estados financieros.
• Copias de órdenes gubernamentales específicas que suspendieron su actividad.
• Solicitudes de condonación de préstamos PPP que demuestren que no se obtuvo un «doble beneficio» por los mismos salarios.
• Registros de gastos de planes de salud calificados.

Conserve los registros durante los plazos aplicables de determinación y reembolso y mientras siga pendiente una auditoría, apelación u otra controversia. Para solicitudes de la sección 3134 correspondientes a Q3/Q4 de 2021, calcule el plazo mínimo de determinación de seis años desde la última fecha de presentación original, presentación considerada o solicitud; las excepciones o prórrogas pueden exigir conservarlos más tiempo. No trate los seis años desde el pago salarial como una fecha universal para destruir documentos.

¿Cómo puedo denunciar a un promotor fraudulento del ERC o una actividad ilegal?

Para denunciar una posible promoción abusiva del ERC o una preparación deliberadamente indebida, el IRS indica a los contribuyentes que utilicen el Formulario 14242, Denuncia de posibles promociones o preparadores fiscales abusivos, con documentación de respaldo y las instrucciones actuales de envío. Describa los hechos con exactitud; una sospecha o remisión no constituye por sí misma una determinación de fraude.

Conclusión: proteger el futuro financiero de su empresa

La revisión del ERC requiere atender las reglas de elegibilidad específicas de cada trimestre, los documentos de respaldo y el historial de solicitudes. La OBBBA modificó el plazo mínimo de determinación para créditos de la sección 3134 correspondientes a Q3/Q4 de 2021 y amplió la sección 6676 a solicitudes de impuestos sobre el empleo presentadas después del 4 de julio de 2025, con sujeción a sus condiciones.

Revise pronto cualquier solicitud controvertida, conserve los documentos de respaldo y anote los plazos de la correspondencia del IRS. Obtenga asesoramiento sobre cuestiones concretas cuando sea necesario; la preparación o representación no garantiza que se conceda una solicitud.

Auditorías del ERC: Revise los avisos pertinentes, el historial de presentación, los documentos y los plazos antes de elegir una respuesta. Evalúe la asistencia profesional según los hechos, la legislación aplicable y el alcance acordado de la representación. Recursos relacionados: contáctenos para obtener representación profesional en auditorías del IRS.