Cómo declarar impuestos en EE. UU. con un empleador extranjero y sin W-2

¿Trabaja para un empleador extranjero sin recibir un W-2? Nuestros abogados de fiscalidad internacional pueden analizar la declaración de ingresos, la clasificación laboral, los impuestos sobre nómina aplicables, los beneficios para ingresos extranjeros y la declaración de cuentas extranjeras.

El problema del empleador extranjero: sin W-2, pero con obligaciones fiscales en EE. UU.

Los ciudadanos estadounidenses pueden trabajar para empresas extranjeras mientras viven fuera del país o a distancia desde Estados Unidos. Los documentos de nómina y las obligaciones fiscales pueden variar entre estas situaciones; un empleador extranjero puede seguir teniendo obligaciones de declaración y retención en EE. UU.

No deduzca las obligaciones de nómina únicamente del lugar de constitución de la empresa. Examine dónde se prestan los servicios, si se trata de un empleado o contratista, las circunstancias del empleador y las excepciones aplicables. Si debería haberse emitido un W-2 pero no lo ha recibido, siga las instrucciones del IRS sobre formularios faltantes sin dejar de declarar los ingresos.

La falta de un W-2 no elimina la obligación del empleado de declarar sus ingresos. Utilice registros fiables de nómina y pagos para determinar la remuneración declarable y los impuestos ya retenidos o pagados. La existencia de impuestos estadounidenses adicionales por pagar depende de la declaración, las exclusiones aplicables, los créditos y los pagos.

Esta guía explica lo que deben saber los ciudadanos estadounidenses y los titulares de una tarjeta de residencia al declarar impuestos en EE. UU. con ingresos de un empleo extranjero y sin W-2.

Cuando falta el W-2: por qué sigue siendo importante declarar

Las obligaciones estadounidenses de retención y declaración de un empleador extranjero dependen del lugar donde se prestan los servicios, la relación laboral, la cobertura aplicable y las excepciones. La constitución en el extranjero o la ausencia de un W-2, por sí solas, no demuestran que no existan obligaciones estadounidenses de nómina.

Los ciudadanos estadounidenses y los extranjeros residentes generalmente declaran sus ingresos mundiales, incluidos los salarios pagados por empleadores extranjeros. La obligación del empleador de retener o informar es distinta de la declaración fiscal del empleado. La falta de documentación no reduce por sí misma la renta imponible, aunque una exclusión, un crédito u otra regla aplicable cuyos requisitos se cumplan puede afectar el impuesto adeudado.

Los residentes permanentes legales generalmente son extranjeros residentes a efectos del impuesto sobre la renta de EE. UU. Las cuestiones de residencia, tratados y doble condición fiscal pueden requerir un análisis separado; confirme las reglas aplicables a cada año fiscal.

Cómo declarar ingresos de un empleo extranjero sin W-2

Declare los salarios de empleados en dólares estadounidenses en la línea de salarios correspondiente según las instrucciones del Formulario 1040 del año que se declara. Utilice comprobantes de nómina extranjeros, registros de pagos y otra documentación fiable. No reclasifique los salarios como ingresos empresariales simplemente porque no se emitió un W-2; los formularios faltantes o incorrectos pueden exigir medidas adicionales.

Si las retenciones y los créditos no cubren los pagos exigidos, quizá deba efectuar pagos de impuestos estimados. Calcule la obligación prevista y las reglas de pago aplicables, en lugar de suponer que la falta de un W-2 implica inevitablemente un saldo elevado.

Conversión de moneda extranjera a dólares estadounidenses

Declare los ingresos en moneda extranjera en dólares estadounidenses utilizando el método de conversión aplicable a la partida y a su método contable. Las instrucciones del IRS generalmente requieren el tipo de cambio vigente cuando el ingreso se recibe, paga o devenga. El IRS no tiene un único tipo de cambio oficial y generalmente acepta un tipo publicado que se utilice de forma coherente. Su guía sobre divisas enlaza a recursos de tipos de cambio. No suponga que un promedio anual es adecuado para todos los pagos o tipos de declaración; la valoración para el FBAR sigue reglas distintas.

Impuestos del Seguro Social, Medicare y trabajo por cuenta propia

En los salarios sujetos a la cobertura ordinaria estadounidense de FICA, el empleador y el empleado generalmente pagan cada uno un 6.2% de impuesto del Seguro Social hasta la base salarial anual y un 1.45% de Medicare, para un total del 7.65% por debajo de esa base. Medicare no tiene un límite de base salarial y el empleado puede estar sujeto al Impuesto Adicional de Medicare. Debe determinarse la cobertura antes de aplicar estos tipos.

En el caso de un empleador extranjero, examine primero la clasificación del trabajador, dónde se prestan los servicios y las reglas especiales de cobertura. Después, compruebe cualquier acuerdo de totalización de la Seguridad Social pertinente; el país de constitución del empleador no determina por sí solo la cobertura.

Acuerdos de totalización y cuándo se aplican

Estados Unidos tiene acuerdos de totalización con países como Reino Unido, Canadá, Alemania, Francia, Japón, Corea del Sur, Italia y Australia. Estos acuerdos coordinan los impuestos de Seguridad Social cubiertos para evitar la doble cobertura. Aunque el lugar de trabajo suele ser el punto de partida, los desplazamientos temporales y las disposiciones específicas de cada país pueden modificar el sistema aplicable. Consulte la información de la SSA sobre acuerdos para el país y período correspondientes.

La cobertura de Seguridad Social depende de si es empleado o trabajador por cuenta propia, dónde realiza el trabajo, el empleador y cualquier acuerdo de totalización aplicable. Un certificado de cobertura puede documentar una exención conforme al acuerdo correspondiente; los salarios no se convierten en ingresos por trabajo por cuenta propia simplemente porque no se emita un W-2.

Los salarios de un empleado y los ingresos por cuenta propia de un contratista siguen reglas de Seguridad Social diferentes. La ausencia de un acuerdo de totalización o el trabajo remoto para un empleador extranjero no generan por sí mismos ingresos por cuenta propia. Examine la relación laboral real y la cobertura aplicable de FICA o del trabajo por cuenta propia.

La exclusión de ingresos del trabajo en el extranjero (FEIE)

La exclusión de ingresos del trabajo en el extranjero (FEIE) de la sección 911 puede excluir de la renta imponible federal los ingresos del trabajo extranjeros que reúnan los requisitos, si cumple las condiciones y realiza una elección válida. Para los años fiscales que comienzan en 2026, el máximo es $132,900, sujeto a los límites aplicables y al prorrateo que corresponda. Utilice el importe del año fiscal real; el máximo de 2023 fue de $120,000. La exclusión no es necesariamente la mejor opción para todos los contribuyentes.

Debe tener ingresos del trabajo extranjeros que reúnan los requisitos y un domicilio fiscal en un país extranjero, además de cumplir la prueba aplicable de residencia o presencia física:

• Prueba de residencia de buena fe: Un ciudadano estadounidense, o un extranjero residente que sea ciudadano o nacional de un país con un tratado del impuesto sobre la renta que reúna los requisitos, debe ser residente de buena fe de uno o varios países extranjeros durante un período ininterrumpido que incluya un año fiscal completo.
• Prueba de presencia física: Un ciudadano estadounidense o extranjero residente debe estar físicamente presente en uno o varios países extranjeros durante al menos 330 días completos en un período de 12 meses consecutivos. Siguen siendo aplicables los demás requisitos de elegibilidad.

Realice la elección mediante el Formulario 2555 con la declaración del impuesto sobre la renta, conforme a las instrucciones aplicables. Una exclusión por vivienda en el extranjero separada puede cubrir importes de vivienda admisibles pagados con ingresos proporcionados por el empleador, sujeta a un importe base y a límites; el empleador no tiene que pagar directamente al arrendador. Los contribuyentes por cuenta propia que cumplan los requisitos pueden tener, en cambio, una deducción por vivienda. Para obtener el beneficio por vivienda no es necesario que el salario supere primero el límite de la FEIE.

Salvedad importante: la FEIE solo excluye ingresos del impuesto federal sobre la renta. No exime por sí misma de los impuestos de Seguridad Social aplicables. FICA para empleados y el impuesto por trabajo por cuenta propia son regímenes separados; la cobertura depende de los hechos y de cualquier acuerdo aplicable.

El crédito por impuestos extranjeros: compensar la doble imposición

Los impuestos extranjeros sobre la renta admisibles pagados o devengados pueden dar derecho a un crédito por impuestos extranjeros (FTC), que generalmente se calcula en el Formulario 1116. Un crédito reduce el impuesto estadounidense, pero las limitaciones relativas a ingresos de fuente extranjera, las categorías fiscales, las reglas de los tratados y otras restricciones pueden limitar su importe. Considere el FTC cuando:

• Haya pagado un impuesto extranjero sobre la renta admisible sobre ingresos también incluidos en el cálculo de su impuesto estadounidense
• No reúna los requisitos para la FEIE, pero tenga ingresos de fuente extranjera o ingresos cuya fuente pueda reasignarse conforme a un tratado; trabajar a distancia desde EE. UU. no establece por sí solo el derecho al FTC
• Le queden ingresos de fuente extranjera después de aplicar correctamente la FEIE, con sujeción a las reglas de asignación y limitación del crédito

No puede solicitar un crédito por impuestos extranjeros correspondientes a ingresos excluidos mediante la FEIE o la exclusión por vivienda. Asigne correctamente el impuesto extranjero y aplique los límites del crédito a los ingresos no excluidos. Elegir o revocar una exclusión tiene reglas adicionales; los beneficios no son libremente intercambiables dólar por dólar.

Trabajar a distancia en EE. UU. para un empleador extranjero

El trabajo remoto desde Estados Unidos para una empresa extranjera requiere un análisis distinto del trabajo en el extranjero. Determine si la relación real es de empleo o de contratación independiente; la denominación contractual no es decisiva por sí sola.

Impuesto sobre la renta: La remuneración por servicios prestados físicamente en Estados Unidos generalmente es ingreso de fuente estadounidense y no puede acogerse a la FEIE. Un pago de impuestos extranjeros no genera por sí mismo un FTC para esos ingresos. Examine la limitación del crédito, cualquier disposición de reasignación de fuente de un tratado aplicable y las posibles medidas de alivio en el país extranjero.

Impuesto por trabajo por cuenta propia: Determine la condición de empleado o contratista según la relación real. La mera ausencia de retenciones estadounidenses o de un W-2 no lo convierte en trabajador por cuenta propia. El impuesto de Seguridad Social aplicable y cualquier exención por totalización requieren un análisis separado.

Impuestos estimados: Determine primero cualquier obligación de retención del empleador y los pagos que necesita realizar conforme al Formulario 1040-ES. Las personas generalmente deben realizar pagos estimados si esperan adeudar al menos $1,000 después de retenciones y créditos reembolsables, y sus retenciones y créditos reembolsables previstos son inferiores al umbral de pago aplicable del año actual o anterior. Existen excepciones y reglas especiales. Para el año calendario 2026, las fechas ordinarias de los pagos a plazos son el 15 de abril, el 15 de junio y el 15 de septiembre de 2026, y el 15 de enero de 2027. Compruebe los vencimientos del año correspondiente y cualquier medida de alivio aplicable.

FBAR y declaración de cuentas extranjeras

El salario ingresado en una cuenta extranjera puede generar obligaciones de declaración del FBAR separadas. Salvo excepciones, una persona estadounidense debe presentar cuando tiene un interés financiero en cuentas financieras extranjeras, o autoridad de firma u otra facultad sobre ellas, cuyo valor agregado supera los $10,000 durante el año calendario. La prueba se refiere al conjunto de cuentas declarables, produzcan o no ingresos.

Para el incumplimiento no deliberado de presentar un FBAR conforme a las normas, Bittner v. United States aplica la sanción civil por informe, no por cuenta. El máximo legal de $10,000 se ajusta por inflación. Una infracción deliberada de declaración de cuentas puede conllevar un máximo equivalente al mayor de $100,000 legales ajustados por inflación o el 50% del saldo en el momento de la infracción. Las sanciones efectivas y las medidas de alivio dependen de los hechos. Presente el FBAR por separado mediante el sistema BSA E-Filing de FinCEN, generalmente con vencimiento el 15 de abril y prórroga automática hasta el 15 de octubre; pueden existir medidas especiales de alivio o exenciones de presentación aplicables.

También puede ser necesario adjuntar a la declaración del impuesto sobre la renta el Formulario 8938, Declaración de Activos Financieros Extranjeros Especificados. Sus umbrales y excepciones dependen del estado civil a efectos de declaración, la residencia en el extranjero que reúna los requisitos y otras reglas. Presentar un FBAR no satisface la obligación del Formulario 8938, ni viceversa.

Lista práctica: impuestos estadounidenses cuando su empleador es extranjero

Esta lista práctica está dirigida a ciudadanos estadounidenses y titulares de una tarjeta de residencia empleados por una empresa extranjera:

• Determine la clasificación laboral y la cobertura de Seguridad Social. Examine el lugar de trabajo, el empleador, las reglas especiales y cualquier acuerdo de totalización aplicable; obtenga el certificado correspondiente cuando se aplique una exención del acuerdo.
• Calcule los ingresos declarables en dólares estadounidenses utilizando un método de conversión documentado y adecuado a la partida y al método contable.
• Determine la elegibilidad para la FEIE conforme al Formulario 2555, incluidos los ingresos del trabajo extranjeros, el domicilio fiscal extranjero y la prueba aplicable de residencia o presencia física.
• Examine los impuestos extranjeros pagados o devengados y las reglas de fuente, asignación y limitación de cualquier crédito por impuestos extranjeros.
• Planifique los pagos de impuestos exigidos utilizando el Formulario 1040-ES y las retenciones, los créditos, los umbrales de pago y las excepciones aplicables.
• Evalúe la obligación de presentar el FBAR con el umbral agregado de cuentas extranjeras superior a $10,000, los intereses o facultades cubiertos y las excepciones.
• Evalúe el Formulario 8938 conforme al umbral aplicable de activos especificados y las excepciones de presentación.
• Examine la posible aplicación de las reglas PFIC si participa en una pensión, plan de jubilación o fondo de inversión de un empleador extranjero.

Errores frecuentes de los contribuyentes estadounidenses con ingresos de empleadores extranjeros

Entre las cuestiones que deben comprobarse figuran:

• Suponer que no tener W-2 significa no tener obligación de declarar en EE. UU. La obligación de declarar los ingresos mundiales existe independientemente de que se emita un W-2.
• Confundir los salarios de empleados con ingresos por cuenta propia. Evalúe la clasificación laboral real y la cobertura de Seguridad Social aplicable; la mera falta de retenciones FICA no establece una obligación de pagar el impuesto por trabajo por cuenta propia.
• Omitir los pagos estimados exigidos. Los pagos insuficientes o tardíos pueden provocar una sanción por pago insuficiente, incluso si resulta una devolución al presentar la declaración. Aplique las excepciones y los umbrales de pago pertinentes.
• Pasar por alto el conjunto de cuentas extranjeras. El ingreso de un salario no obliga por sí solo a presentar un FBAR. Evalúe conjuntamente todas las cuentas declarables, los intereses o facultades cubiertos y las excepciones aplicables.
• Aplicar incorrectamente la FEIE al trabajo remoto realizado desde EE. UU. La FEIE se refiere a ingresos del trabajo extranjeros admisibles por servicios prestados en un país extranjero, sujetos a sus demás requisitos. No excluye la remuneración por trabajo realizado dentro de Estados Unidos simplemente porque la pague una empresa extranjera.
• Pasar por alto la declaración de pensiones extranjeras o sus excepciones. Según el plan, la titularidad, las operaciones y las excepciones disponibles, pueden aplicarse el Formulario 8621, el Formulario 3520, el Formulario 3520-A u otras obligaciones de información.

Pensiones y planes de jubilación de empleadores extranjeros

Los sistemas de pensiones extranjeros, fondos de previsión, pensiones de empleo y otros planes de jubilación de empleadores pueden tener consecuencias fiscales y declarativas en EE. UU. Obtenga los documentos del plan y examine su estructura jurídica, activos, aportaciones, distribuciones y cualquier tratado aplicable.

Según el plan, su participación o las operaciones y las excepciones aplicables, considere:

• Formulario 8621: evalúe cualquier participación directa o indirecta en una PFIC, las operaciones declarables y las excepciones de presentación. Ciertas participaciones mantenidas mediante una pensión cubierta por un tratado del impuesto sobre la renta pueden reunir los requisitos para una excepción; las inversiones en fondos de inversión extranjeros no establecen por sí solas la obligación de presentación de todos los participantes.
• Formularios 3520 y 3520-A: evalúe la titularidad de fideicomisos extranjeros y las operaciones declarables. Ciertos planes de jubilación extranjeros con ventajas fiscales y las personas elegibles están exentos conforme a las directrices aplicables, incluido el Procedimiento Administrativo Tributario 2020-17. Una excepción de declaración de fideicomisos no elimina por sí sola las obligaciones del FBAR o del Formulario 8938.
• FBAR: evalúe si la pensión es una cuenta financiera extranjera declarable y si se cumplen el umbral agregado de cuentas extranjeras y las demás condiciones de presentación
• Formulario 8938: evalúe cualquier activo financiero extranjero especificado, el umbral agregado aplicable y la excepción de declaración

El tratamiento de una pensión extranjera y cualquier beneficio de un tratado u obligación de divulgación dependen del plan, las disposiciones del tratado y las circunstancias del contribuyente. Examine los requisitos y las excepciones del Formulario 8833; no suponga que todos los beneficios de pensiones exigen la misma elección o divulgación.

Cuándo consultar a un abogado de fiscalidad internacional

Los ingresos de un empleador extranjero pueden plantear cuestiones superpuestas sobre declaración de ingresos, cobertura de nómina, pagos estimados, exclusiones, créditos y planes o cuentas extranjeros. Determine qué reglas se aplican a la modalidad real de trabajo y a cada año fiscal.

Considere solicitar asesoramiento profesional si:

• Tiene años anteriores con ingresos extranjeros no declarados o declaraciones internacionales sin presentar
• No sabe con certeza si su país de empleo tiene un acuerdo de totalización con EE. UU.
• Su empleador extranjero ofrece una pensión, un fondo de previsión o un vehículo de inversión como parte de su remuneración
• Ha recibido un aviso del IRS sobre ingresos o cuentas extranjeros no declarados
• Está regresando a Estados Unidos después de vivir en el extranjero y mantiene un empleador extranjero
• Necesita comparar la FEIE, el FTC y las posiciones basadas en tratados conforme a las reglas aplicables de elegibilidad, asignación y elección

Prepare registros de nómina, información sobre el lugar de trabajo, declaraciones anteriores, documentos fiscales extranjeros, extractos de cuentas y cualquier aviso. Pida al asesor que identifique los plazos de presentación, el trabajo incluido y las condiciones de honorarios.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que presentar una declaración fiscal estadounidense si solo tengo ingresos de un empleador extranjero y no tengo W-2?

La falta de un W-2 no es una exención. Los ciudadanos estadounidenses y los extranjeros residentes generalmente deben presentar cuando sus ingresos brutos mundiales alcanzan el umbral de presentación correspondiente a su año fiscal, estado civil a efectos de declaración y edad, o cuando se aplica otra regla de presentación. Al comprobar la obligación, cuente los ingresos del trabajo extranjeros antes de la FEIE. Las reglas especiales pueden exigir una declaración por debajo del umbral general, incluso cuando los ingresos netos por cuenta propia sean de $400 o más.

¿Puedo solicitar la exclusión de ingresos del trabajo en el extranjero si trabajo a distancia desde EE. UU. para un empleador extranjero?

No, en el caso de servicios prestados físicamente en Estados Unidos. Esos ingresos generalmente son de fuente estadounidense, no ingresos del trabajo extranjeros. La elegibilidad para la FEIE también exige un domicilio fiscal extranjero y cumplir una prueba aplicable de residencia o presencia física; la constitución del empleador en el extranjero no satisface esos requisitos.

¿Cómo sé si mi país está cubierto por un acuerdo de totalización con EE. UU.?

Consulte la información de la SSA sobre acuerdos por país, incluida la fecha de entrada en vigor y las reglas de cobertura. Entre los países figuran Reino Unido, Canadá, Alemania, Francia, Japón, Australia, Corea del Sur, Italia, Suecia y Suiza. El certificado lo expide la autoridad del sistema que sigue cubriendo al trabajador; puede documentar una exención de impuestos estadounidenses o de los del otro país. Coordine la solicitud con el empleador cuando corresponda.

Planifique sus próximos pasos

Declare la remuneración del empleador extranjero aplicando la clasificación laboral, la conversión monetaria y las reglas de presentación correctas. La FEIE, el FTC y las disposiciones de totalización pueden afectar la obligación cuando se cumplen sus condiciones, pero no garantizan la eliminación de impuestos o deberes declarativos estadounidenses. Atienda las declaraciones anteriores faltantes y los avisos de las autoridades según sus plazos y hechos reales.

Si su trabajo implica una empresa extranjera, cuentas extranjeras o modalidades de remuneración en el extranjero, contacte con Segal, Cohen & Landis (SCL) (Inglés) para hablar de los hechos pertinentes y la posible asistencia. Confirme el alcance del encargo y cómo se aplica la confidencialidad antes de compartir documentos sensibles.